Вооружившись необходимым инструментарием, почти каждый может научиться фасилитировать встречи
Роль фасилитатора на встрече
Фасилитатору не обязательно быть экспертом в содежрании встречи. Он отвечает за процесс — как участники будут обсуждать заявленные в регламенте темы.
Фасилитатор управляет обсуждением тем повестки дня, чтобы продвинуть участников встречи к результату. Опытный фасилитатор способствует сотрудничеству участников, работе в команде, управляет конфликтами между членами команды.
10 фасилитационных техник, которые можно использовать для работы с навыком проведения встреч
1) Начинайте встречу с быстрой настройки, фокусировки. Настройка заставляет участников сфокусироваться на встрече и друг на друге.
Вопросы, которые можно задавать для настройки:
- Прежде чем мы перейдем к заявленным темам, поделитесь, какие есть мысли относительно встречи?
- Что хотелось бы получить на сегодняшней встрече?
- Опишите одним словом своё настроение здесь и сейчас?
Настройка занимает всего несколько минут, но дает ценные результаты. Она позволяет людям лучше узнать друг друга и возвращает внимание к тому, что происходит здесь и сейчас.
2) Проговорите желаемый результат и повестку встречи. В идеале повестку встречи участникам нужно отправить заранее. Если вы не можете этого сделать или если встреча организована экспромтом, проговорите с участниками, что вы будете считать признаками успешно прошедшей встречи. Краткий обзор желаемых результата и повестки задаст рамки, в которых группа будет двигаться для достижения цели.
3) Обозначьте роли. Для фасилитатора нормально и даже правильно просить участников взять на себя некоторые функции на время встречи: следить за временем, вести записи. Дайте возможность участникам встречи помочь и разделить ответственность за успех. Помните, что на каждой встрече участники должны меняться ролями.
4) Практикуйте активное слушание. Оно включает в себя 4 шага: контакт, сбор информации, обратная связь, подтверждение. Несколько способов реализовать эти 4 шага:
- Контакт: Слушать каждого участника, усиливать его слова, поддерживать зрительный контакт или невербально давать участнику понять, что он услышан.
- Сбор информации: Принимайте без осуждения и оценки то, что говорят участники, отмечайте их язык тела.
- Обратная связь: Используйте парафраз, резюмирование того, что говорят участники, возвращайте говорящему.
- Подтверждение: Получайте от говорящего подтверждение, что поняли его правильно.
5) Выстраивайте очередность. Когда хотят высказаться несколько участников одновременно, управляйте процессом и договоритесь, что выскажется каждый, его не будут перебивать. Проверьте, чтобы высказался каждый из тех, кто хотел.
6) Объединяйте похожие темы, чтобы задать рамку разговора. Иногда в процессе разговора внезапно появляются несколько разных тем. Когда такое происходит, фасилитатор, прежде чем двигаться вперед, должен убедиться, что все сфокусированы на одном и том же. Попросите участников сделать шаг назад, обозначить основные темы и решить, на каких из них они готовы фокусироваться. Другой вариант — фасилитатор может предложить сузить обсуждение до тех тем, которые непосредственно относятся к сегодняшней встрече. Фасилитатор может попросить человека, который ведёт записи, «запарковать» все обозначенные темы, чтоб участники могли вернуться к ним позже.
7) Пауза и время для рефлексии. Как только обозначилась тема встречи и главный вопрос, остановитесь и дайте возможность обдумать его в тишине. Попросите участников записать свои мысли, это поможет осознать то, что нужно будет обсудить.
8) Поощряйте и поддерживайте баланс участия. Фасилитатор всегда должен отмечать, кто из участников говорит меньше, чем другие. Мнение тех, кто говорит меньше, тоже важно. Задача фасилитатора — создать безопасное пространство и вовлечь всех. Задавайте открытые вопросы, чтобы привлечь людей к обсуждению: «Что вы думаете?», «Что бы вы сделали?», «Какие ещё идеи у вас есть?» Можно также разделить участников на мини-группы, чтобы более тихие члены команды могли высказать своё мнение. Затем снова объедините группу и попросите участников рассказать о том, что они обсудили.
9) Делайте перерывы, поддерживайте уровень энергии. Когда уровень энергии падает или когда люди начинают беспокоиться, делайте небольшой перерыв. Чем длиннее встреча, тем длиннее перерыв. Можно проводить небольшие разминки, чтобы дать возможность людям переключиться и подвигаться.
10) Правильно завершайте встречи. В конце беседы убедитесь, что все задания, задачи, шаги записаны детально, так, чтобы каждому было понятно, что делать. Повторите ключевые результаты, чтобы дать группе почувствовать завершенность. Дайте людям возможность задать вопросы, обозначить проблемы, сказать о том, что было важно для них.
