Блог о фасилитации Факультета Корпоративных коммуникаций

11 навыков профессионального фасилитатора

Основы фасилитации Методы и инструменты

Фасилитатор отвечает не только за продуктивность участников сессии, но и за то, чтобы направить людей на достижение результата с учётом особенностей их личностей, стилей работы. Есть определенный набор навыков, которые помогут вам повысить эффективность работы


1. Вы готовы к любому развитию событий


Даже самые профессиональные фасилитаторы проводят за подготовкой в среднем в 3−4 раза больше времени, чем длится сама сессия.

Задача фасилитатора — вести группу по процессу, чтобы упростить достижение цели. Структура и основная идея о том направлении, в котором нужно двигаться, помогут в этом. Но по плану сессия идет очень редко! Нужен план, запасной план и еще несколько на случай, если первые два не сработают. Если у вас будут заготовлены разные варианты, вы сможете быть более гибким.

Выделяйте себе время на подготовку из расчета 2−1. В процессе подготовки ответьте на вопросы:

Цели сессии — как будет выглядеть успех?
Нужна ли группе подготовительная работа перед встречей?
Какова будет длительность сессии? Насколько реально достичь поставленных целей в этой сессии?
Что вы знаете о группе, которая будет работать на сессии? Что вам важно знать об особенностях их характеров?
Как будет выглядеть пространство сессии? Как вы можете подготовить его для работы?
Какие материалы вам потребуются, чтобы достичь целей сессии?


2. Вы знаете, кто будет присутствовать на сессии


Запрашивать информацию об участниках сессии — важный навык эффективного фасилитатора. Чем больше вы узнаете о группе, индивидуальных особенностях личностей и динамике их работы, тем лучше сможете спланировать сессию.

Часто бывает, что фасилитатор сталкивается с группами, которые работают вместе, но не знают друг друга. Выделите время для того, чтобы участники познакомились поближе. Можно, например, поговорить с группой о том, почему каждому из участников важна его работа.


3. Вы создаёте атмосферу включённости


Участники сессии должны быть в равных условиях. Важно, чтобы в ключевых активностях участвовал каждый. Так люди «купят» и «присвоят себе» процесс. В процессе проектирования сессии включайте в нее элементы и активности, которые эффективны для разных типов личностей. Это могут быть совсем простые шаги — например, рассадить людей так, чтобы они были на одном уровне, чтобы со всеми был зрительный контакт и все сидели в одном круге.


4. Вы эффективно устанавливаете правила


Ещё одна задача фасилитатора — задавать тон в поведении, взаимодействии в процессе работы. Подумайте о том, какие правила вы можете ввести сами или спросите группу о том, какое поведение поможет участникам получить максимально полезный опыт в процессе работы.

Предлагайте конкретные идеи и ясные правила. Если кто-то говорит «относиться с уважением», спросите, как может выглядеть уважение. Важно, чтобы все участники группы согласились следовать единым правилам. Фасилитатор может обращаться к правилам, чтобы отслеживать направление движения, или редактировать правила, если так они будут лучше отражать потребности группы.


5. Вы мастерски даёте ясные инструкции


Большая часть процесса фасилитации — просить людей выполнить какие-либо задания. Делать это намного проще, если у фасилитатора есть четкие и ясные инструкции.

Например, подумайте о том, как будет происходить процесс знакомства в начале сессии. Вы хотите, чтобы люди в группе повернулись друг к другу и поделились интересными фактами о себе, а затем рассказали об этом всей группе. При написании инструкции обратите внимание на такие детали:

  • Какой должна быть самопрезентация.
  • Какие темы для обсуждения вы бы хотели предложить.
  • Должны ли они делать заметки.
  • Сколько времени вы дадите им на это упражнение.

Ясные инструкции упрощают понимание того, какой результат вы хотите получить в итоге. Лучше всего работает, если вы разобьете активность на шаги и объясните, что должно получиться в результате. Можно заранее написать шаги на флипчарте или слайде, а затем попросить группу повторить их, чтобы убедиться, что все поняли инструкцию.


6. Вы постоянно тренируете активное слушание


В процессе эффективной групповой сессии все участники идут примерно с одинаковой скоростью и говорят на одном языке. Чтобы этого достичь, фасилитатору нужно убедиться, что у всех есть шанс быть услышанными и услышать друг друга. Помогают развитые навыки активного слушания у самого фасилитатора и акцентирование внимания на этих навыках у участников сессии.

Три инструмента, которые вы можете использовать, чтобы развивать активное слушание — отзеркаливание, парафраз и трекинг.

Отзеркаливание — вы в точности повторяете то, что сказал спикер. Это помогает человеку понять, что его слова услышаны, демонстрирует безоценочность и укрепляет доверие. При отзеркаливании важен тон голоса: тёплый, принимающий.

Парафраз — вы используете свои слова и перефразируете то, что сказал спикер. «Если я правильно понимаю, вы говорите о… [вставить то, о чем говорил спикер]. Это действительно то, что вы имели в виду?»

Трекинг — вы отслеживаете все направления мысли, которые рождаются в рамках одной дискуссии, помогаете обобщать варианты и показываете, что разные идеи могут быть одинаково верны.


7. Вы управляете временем как судья спортивных соревнований


У любой групповой активности есть временные ограничения — всего несколько часов в день. Фасилитатору нужно спланировать, сколько времени выделить на каждый из компонентов сессии, а также сколько времени нужно группе, чтобы достичь целей сессии.

Есть несколько способов отслеживать время: использовать часы или телефон и говорить людям, когда прошла большая часть времени; использовать большие часы, которые может видеть вся группа; делегировать кому-то из участников слежение за временем.

Важно предупреждать людей о том, что время на работу заканчивается. Можно просто громко сказать или поднять табличку «Осталось 2 минуты», «Осталась 1 минута». Так вам не нужно будет прерывать поток беседы, который сформировался у группы.


8. Вы — фасилитационная версия Мэри Поппинс


У Мэри Поппинс была волшебная сумка, в которой можно было найти все, что угодно, для любой ситуации. У фасилитатора должна быть своя волшебная сумка, в которой можно найти любой инструмент для достижения групповой цели. Иногда сессия идет не по намеченному плану или план работает не так, как предполагал фасилитатор. В эти моменты и помогает «сумка Мэри Поппинс» с активностями, которые можно задействовать, если не работает план А.

Например, можно заготовить игры из психогимнастики, ледоколы, энерджайзеры, командообразующие игры и держать под рукой все необходимые материалы, чтобы в случае чего быстро пустить их в ход. Также нужно брать с собой дополнительные листы бумаги, маркеры и материалы, которые можно быстро использовать, если нужно будет менять изначально задуманный план сессии.


9. Вы — измеритель энергии


Иногда группа людей входит в комнату и передает энергию — это может быть усталость, вялость, возбуждение, излишняя активность, негатив, застенчивость, нервозность. Иногда вам нужно соотнести задуманные вами активности с энергией группы, а иногда — найти способы повысить энтузиазм группы.

На этот случай лучше иметь в запасе набор энергичных активностей, которые заставляют людей двигаться, улучшают настроение и дают людям возможность мыслить более творчески.


10. Вы гибкий и адаптируетесь на лету


Часть работы фасилитатора — отслеживать прогресс и процесс работы группы. Подумайте о том, как часто нужно делать перерывы. Периодически спрашивайте, как идет процесс и нужна ли пауза. Вы проявляете заботу о группе и помогаете им работать лучше.

Важно также подумать о повестке дня, о том, хотите ли вы выполнить все запланированные задачи. Если вы выбиваетесь из графика — скажите об этом, скорее всего группа и сама понимает. Спросите группу, как можно максимально полезно провести оставшийся час, и измените повестку дня.


11. Вы сохраняете нейтральность


Бывает так, что фасилитатора нанимают, чтобы он выступил нейтральной третьей стороной в групповом процессе. В этом случае роль фасилитатора — фокусироваться на процессе, предмете сессии и опыте группы в целом. Фасилитатор безоценочно относится к контенту, который создаёт группа, и фокусируется на том, как группе получить новые идеи.

В то же время иногда фасилитатор ведёт сессию, в которой он отвечает за содержание, у него есть повестка дня и понимание, к чему должна прийти группа в итоге. Фасилитатору важно быть честным и чётко проговорить свою роль для группы, чтобы избежать недопонимания.