Фасилитатор отвечает не только за продуктивность участников сессии, но и за то, чтобы направить людей на достижение результата с учётом особенностей их личностей, стилей работы. Есть определенный набор навыков, которые помогут вам повысить эффективность работы
1. Вы готовы к любому развитию событий
Даже самые профессиональные фасилитаторы проводят за подготовкой в среднем в 3−4 раза больше времени, чем длится сама сессия.
Задача фасилитатора — вести группу по процессу, чтобы упростить достижение цели. Структура и основная идея о том направлении, в котором нужно двигаться, помогут в этом. Но по плану сессия идет очень редко! Нужен план, запасной план и еще несколько на случай, если первые два не сработают. Если у вас будут заготовлены разные варианты, вы сможете быть более гибким.
Выделяйте себе время на подготовку из расчета 2−1. В процессе подготовки ответьте на вопросы:
- Цели сессии — как будет выглядеть успех?
- Нужна ли группе подготовительная работа перед встречей?
- Какова будет длительность сессии? Насколько реально достичь поставленных целей в этой сессии?
- Что вы знаете о группе, которая будет работать на сессии? Что вам важно знать об особенностях их характеров?
- Как будет выглядеть пространство сессии? Как вы можете подготовить его для работы?
- Какие материалы вам потребуются, чтобы достичь целей сессии?
2. Вы знаете, кто будет присутствовать на сессии
Запрашивать информацию об участниках сессии — важный навык эффективного фасилитатора. Чем больше вы узнаете о группе, индивидуальных особенностях личностей и динамике их работы, тем лучше сможете спланировать сессию.
Часто бывает, что фасилитатор сталкивается с группами, которые работают вместе, но не знают друг друга. Выделите время для того, чтобы участники познакомились поближе. Можно, например, поговорить с группой о том, почему каждому из участников важна его работа.
3. Вы создаёте атмосферу включённости
Участники сессии должны быть в равных условиях. Важно, чтобы в ключевых активностях участвовал каждый. Так люди «купят» и «присвоят себе» процесс. В процессе проектирования сессии включайте в нее элементы и активности, которые эффективны для разных типов личностей. Это могут быть совсем простые шаги — например, рассадить людей так, чтобы они были на одном уровне, чтобы со всеми был зрительный контакт и все сидели в одном круге.
4. Вы эффективно устанавливаете правила
Ещё одна задача фасилитатора — задавать тон в поведении, взаимодействии в процессе работы. Подумайте о том, какие правила вы можете ввести сами или спросите группу о том, какое поведение поможет участникам получить максимально полезный опыт в процессе работы.
Предлагайте конкретные идеи и ясные правила. Если кто-то говорит «относиться с уважением», спросите, как может выглядеть уважение. Важно, чтобы все участники группы согласились следовать единым правилам. Фасилитатор может обращаться к правилам, чтобы отслеживать направление движения, или редактировать правила, если так они будут лучше отражать потребности группы.
5. Вы мастерски даёте ясные инструкции
Большая часть процесса фасилитации — просить людей выполнить какие-либо задания. Делать это намного проще, если у фасилитатора есть четкие и ясные инструкции.
Например, подумайте о том, как будет происходить процесс знакомства в начале сессии. Вы хотите, чтобы люди в группе повернулись друг к другу и поделились интересными фактами о себе, а затем рассказали об этом всей группе. При написании инструкции обратите внимание на такие детали:
- Какой должна быть самопрезентация.
- Какие темы для обсуждения вы бы хотели предложить.
- Должны ли они делать заметки.
- Сколько времени вы дадите им на это упражнение.
Ясные инструкции упрощают понимание того, какой результат вы хотите получить в итоге. Лучше всего работает, если вы разобьете активность на шаги и объясните, что должно получиться в результате. Можно заранее написать шаги на флипчарте или слайде, а затем попросить группу повторить их, чтобы убедиться, что все поняли инструкцию.
6. Вы постоянно тренируете активное слушание
В процессе эффективной групповой сессии все участники идут примерно с одинаковой скоростью и говорят на одном языке. Чтобы этого достичь, фасилитатору нужно убедиться, что у всех есть шанс быть услышанными и услышать друг друга. Помогают развитые навыки активного слушания у самого фасилитатора и акцентирование внимания на этих навыках у участников сессии.
Три инструмента, которые вы можете использовать, чтобы развивать активное слушание — отзеркаливание, парафраз и трекинг.
- Отзеркаливание — вы в точности повторяете то, что сказал спикер. Это помогает человеку понять, что его слова услышаны, демонстрирует безоценочность и укрепляет доверие. При отзеркаливании важен тон голоса: тёплый, принимающий.
- Парафраз — вы используете свои слова и перефразируете то, что сказал спикер. «Если я правильно понимаю, вы говорите о… [вставить то, о чем говорил спикер]. Это действительно то, что вы имели в виду?»
- Трекинг — вы отслеживаете все направления мысли, которые рождаются в рамках одной дискуссии, помогаете обобщать варианты и показываете, что разные идеи могут быть одинаково верны.
7. Вы управляете временем как судья спортивных соревнований
У любой групповой активности есть временные ограничения — всего несколько часов в день. Фасилитатору нужно спланировать, сколько времени выделить на каждый из компонентов сессии, а также сколько времени нужно группе, чтобы достичь целей сессии.
Есть несколько способов отслеживать время: использовать часы или телефон и говорить людям, когда прошла большая часть времени; использовать большие часы, которые может видеть вся группа; делегировать кому-то из участников слежение за временем.
Важно предупреждать людей о том, что время на работу заканчивается. Можно просто громко сказать или поднять табличку «Осталось 2 минуты», «Осталась 1 минута». Так вам не нужно будет прерывать поток беседы, который сформировался у группы.
8. Вы — фасилитационная версия Мэри Поппинс
У Мэри Поппинс была волшебная сумка, в которой можно было найти все, что угодно, для любой ситуации. У фасилитатора должна быть своя волшебная сумка, в которой можно найти любой инструмент для достижения групповой цели. Иногда сессия идет не по намеченному плану или план работает не так, как предполагал фасилитатор. В эти моменты и помогает «сумка Мэри Поппинс» с активностями, которые можно задействовать, если не работает план А.
Например, можно заготовить игры из психогимнастики, ледоколы, энерджайзеры, командообразующие игры и держать под рукой все необходимые материалы, чтобы в случае чего быстро пустить их в ход. Также нужно брать с собой дополнительные листы бумаги, маркеры и материалы, которые можно быстро использовать, если нужно будет менять изначально задуманный план сессии.
9. Вы — измеритель энергии
Иногда группа людей входит в комнату и передает энергию — это может быть усталость, вялость, возбуждение, излишняя активность, негатив, застенчивость, нервозность. Иногда вам нужно соотнести задуманные вами активности с энергией группы, а иногда — найти способы повысить энтузиазм группы.
На этот случай лучше иметь в запасе набор энергичных активностей, которые заставляют людей двигаться, улучшают настроение и дают людям возможность мыслить более творчески.
10. Вы гибкий и адаптируетесь на лету
Часть работы фасилитатора — отслеживать прогресс и процесс работы группы. Подумайте о том, как часто нужно делать перерывы. Периодически спрашивайте, как идет процесс и нужна ли пауза. Вы проявляете заботу о группе и помогаете им работать лучше.
Важно также подумать о повестке дня, о том, хотите ли вы выполнить все запланированные задачи. Если вы выбиваетесь из графика — скажите об этом, скорее всего группа и сама понимает. Спросите группу, как можно максимально полезно провести оставшийся час, и измените повестку дня.
11. Вы сохраняете нейтральность
Бывает так, что фасилитатора нанимают, чтобы он выступил нейтральной третьей стороной в групповом процессе. В этом случае роль фасилитатора — фокусироваться на процессе, предмете сессии и опыте группы в целом. Фасилитатор безоценочно относится к контенту, который создаёт группа, и фокусируется на том, как группе получить новые идеи.
В то же время иногда фасилитатор ведёт сессию, в которой он отвечает за содержание, у него есть повестка дня и понимание, к чему должна прийти группа в итоге. Фасилитатору важно быть честным и чётко проговорить свою роль для группы, чтобы избежать недопонимания.
