Освоение инструментов для работы онлайн не гарантирует проведение эффективных онлайн-встреч. Важно научиться грамотно организовывать и вести такие встречи, формировать повестку, использовать методы организации команды для того, чтобы встречи сохраняли эффективность
Первое, о чем нужно помнить — плюсы и минусы в построении работы в онлайне увеличиваются в 2-4 раза. Не пытайтесь все улучшить и исправить одним усилием. Составьте список «гигиенического онлайн-минимума», который надо поддерживать — им должны овладеть все в команде. Стартовав всей командой с этого минимума, беритесь за улучшения и развитие.
Основные вызовы, с которыми сталкивается лидер распределенной команды:
— Поддержание динамики процессов.
— Доверие вкоманде и к команде.
— Формирование общего понимания в команде — на какой результат ориентируемся.
— Сохранение спокойствия и собственной энергии лидера и команды.
Соблюдение простых правил всеми участниками онлайн встречи – главное условие успешного взаимодействия в группе:
- Держите включенной камеру всегда.
- Микрофон выключайте, когда не говорите.
- Очередность выступлений задается ведущим встречи.
- Приготовьте ручку и бумагу для своих заметок.
- Постарайтесь формулировать мысли коротко, емко и понятно, при необходимости поясняйте.
- Присутствуйте здесь и сейчас: следите за нитью обсуждения, чтобы внести максимальный вклад.
- Все идеи и все мысли важны.
- Молчание/отсутствие означает согласие с результатом работы.
Отдельно хочу дать несколько советов ведущему онлайн-встречи:
- Организуйте виртуальный стол для участников.
- Приготовьтесь быть здесь и сейчас максимально: именно вы — залог успеха встречи.
- Помните о структуре встречи «открытие-обсуждение-закрытие» — не упускайте этапы.
- Не забудьте про перерывы (каждые 60-90 минут).
- Четко формулируйте задачу/вопрос, который сейчас обсуждается, и порядок действий.
- Будьте приветливы и активны, а не назойливы и деспотичны.
- Детально продумайте сценарий встречи.
- Соблюдайте установленные вами правила.
- Если вы совмещаете несколько ролей на встрече, определите заранее, кто будет дублировать вас, когда вы высказываетесь.
- Идеи участников фиксируются в общем пространстве as is. Не переформулируйте и не добавляйте новые смыслы.
- Демонстрируйте общее поле фиксации идей на экране.
- Заранее подготовьте все пространство и будьте готовы без заминок все фиксировать.
- Запишите план действий и вопросы для обсуждения.
