В подготовке к рабочей встрече с командой не бывает мелочей. Учитывать нужно все детали. Предлагаем чек-лист, который поможет вам подготовиться к встрече с командой и привести её к результату
1. Тема встречи и ожидаемый результат
- Какого результата я хотел бы достичь? Например, ваша цель может быть — обеспечить восходящие и нисходящие коммуникации, обсудить лучшие практики и поделиться опытом, принять решение или найти новые идеи и способы достижения результата.
- Как вы поймёте, что встреча прошла успешно?
- Какой опыт подобных встреч поможет достижению результата, а какой — затруднит?
2. Расписание мероприятия
- В каком формате должно быть расписание?
- Кто отвечает за его подготовку и распространение?
- Какая дополнительная информация может потребоваться участникам?
3. Тайминг
- Как долго должна продлиться встреча?
- Когда лучше всего провести встречу (день недели или время дня)?
- Как часто нужно проводить встречи?
- Какое лучше запланировать время начала и окончания встречи?
- В какое время лучше запланировать перерывы?
4. Участники
- Кто должен участвовать?
- Нужно ли приглашать дополнительных спикеров или гостей на встречу и если да, то какое время им лучше запланировать для этого?
- Кто будет проверять, подтвердили ли участники и гости своё присутствие на встрече?
5. Распределение ролей
- Как лучше всего распределить роли и обязанности во время встречи? Например, председатель собрания, секретарь, фасилитатор, таймкипер.
6. Ясное понимание ролей
- Если роли распределены, все ли понимают, какие действия от них потребуются перед мероприятием, во время и после?
7. Помещение
- Где географически будет происходить встреча?
- Какую среду нужно создать для комфортной работы?
- Как должна быть расставлена мебель и какая будет рассадка участников?
- Какие технические средства и оборудование необходимы?
- Есть ли вентиляция, зона для кофе-брейков, доступ к воде?
8. Дополнительные материалы
- Какие дополнительные материалы вам потребуются (проектор, презентация, раздаточный материал и т. д.) и кто будет отвечать за его подготовку?
9. Метод оценки
- Как вы будете оценивать эту встречу с точки зрения того, что можно улучшить в следующий раз? Это может быть групповое обсуждение в конце, форма обратной связи, телефонный звонок участникам уже после встречи и т. п.
