Блог о фасилитации Факультета Корпоративных коммуникаций

Чек-лист для подготовки к командной встрече

Работа фасилитатора Фасилитация встреч

В подготовке к рабочей встрече с командой не бывает мелочей. Учитывать нужно все детали. Предлагаем чек-лист, который поможет вам подготовиться к встрече с командой и привести её к результату


1. Тема встречи и ожидаемый результат

  • Какого результата я хотел бы достичь? Например, ваша цель может быть — обеспечить восходящие и нисходящие коммуникации, обсудить лучшие практики и поделиться опытом, принять решение или найти новые идеи и способы достижения результата.
  • Как вы поймёте, что встреча прошла успешно?
  • Какой опыт подобных встреч поможет достижению результата, а какой — затруднит?

2. Расписание мероприятия

  • В каком формате должно быть расписание?
  • Кто отвечает за его подготовку и распространение?
  • Какая дополнительная информация может потребоваться участникам?

3. Тайминг

  • Как долго должна продлиться встреча?
  • Когда лучше всего провести встречу (день недели или время дня)?
  • Как часто нужно проводить встречи?
  • Какое лучше запланировать время начала и окончания встречи?
  • В какое время лучше запланировать перерывы?

4. Участники

  • Кто должен участвовать?
  • Нужно ли приглашать дополнительных спикеров или гостей на встречу и если да, то какое время им лучше запланировать для этого?
  • Кто будет проверять, подтвердили ли участники и гости своё присутствие на встрече?

5. Распределение ролей

  • Как лучше всего распределить роли и обязанности во время встречи? Например, председатель собрания, секретарь, фасилитатор, таймкипер.

6. Ясное понимание ролей

  • Если роли распределены, все ли понимают, какие действия от них потребуются перед мероприятием, во время и после?

7. Помещение

  • Где географически будет происходить встреча?
  • Какую среду нужно создать для комфортной работы?
  • Как должна быть расставлена мебель и какая будет рассадка участников?
  • Какие технические средства и оборудование необходимы?
  • Есть ли вентиляция, зона для кофе-брейков, доступ к воде?

8. Дополнительные материалы

  • Какие дополнительные материалы вам потребуются (проектор, презентация, раздаточный материал и т. д.) и кто будет отвечать за его подготовку?

9. Метод оценки

  • Как вы будете оценивать эту встречу  с точки зрения того, что можно улучшить в следующий раз? Это может быть групповое обсуждение в конце, форма обратной связи, телефонный звонок участникам уже после встречи и т. п.