Методы и инструменты принятия решений на встрече

Фасилитация упрощает поиск и принятие решений в группе. Она позволяет вовлечь всех участников команды и найти идею, которая устроит всех.

Делимся простыми фасилитационными техниками, которые помогут группе принять решение без конфликтов и давления. Они пригодятся фасилитаторам встреч или лидерам команд, которые проводят обсуждение.

Что делать после Мозгового штурма?

“

Очень легко захлебнуться в огромном потоке идей, возникших в процессе расходящегося мышления. Многие в такой ситуации выхватывают одну идею и заставляют группу сосредоточиться на ней. Подобная непроизвольная и предсказуемая реакция практически всегда толкает группу в зону дискомфорта, так как разные люди обычно хотят сконцентрироваться на разных вопросах. Дальше приведено несколько лучших вариантов.

Сэм Кейнер, ведущий мировой эксперт в области принятия групповых решений

Проведите дебрифинг, обсуждая список в целом
Рассортируйте идеи по предопределённым критериям
Создайте категории и отсортируйте данные для них
Обсудите «Что мы хотим делать сейчас?»
Выберите из списка идеи с высоким приоритетом

1. Варианты приоритезации

1.1 MOSCOW

Техника помогает в приоритизации и отборе идей. Соберите все идеи и распределите их по четырем критериям:

MUST

должны быть обязательно включены
SHOULD

следовало бы включить, но можно позже
COULD

можно было бы обсудить, но можно отложить
WON’T

незначительны и в этот раз от них можно отказаться

1.2 Метод 5 пальцев

Используется, когда необходимо провести голосование в пользу принятого решения. Все участники одновременно оценивают идею с помощью 5 пальцев одной руки. Тех, кто показал 1−2 пальца, попросите объяснить, что можно было бы изменить, чтобы они поддержали принятое решение.

Основное внимание от фасилитатора получают люди, показавшие 1 и 2 пальца — им нужно пояснить свою позицию. Как правило, группа либо не учла что-то очень важное, либо человеку принципиальна некая терминология. Группа может пойти навстречу такому человеку и изменить что-то несущественное.

1.3 Голосование точками/метками

Эта техника представляет собой форму консенсуса, воспринимаемую зрительно. Используется для того, чтобы позволить группе визуально идентифицировать те идеи или проблемы, которые некоторым из участников группы кажутся важными, а также используется при принятии решений.

Инструкции:

1

Расположите на доске названия факторов, за которые будете голосовать, списком или в виде матрицы.
2

Раздайте участникам клейкие метки для голосования. Количество меток может быть разным, в зависимости от формы и целей голосования. Если голосуем за самые важные проблемы, которые были выявлены на предыдущем этапе обсуждения, то можно посчитать так: количество факторов деленное на 2.
3

Озвучьте вопрос и попросите каждого участника принять решение. Когда все ответили, что уже выбрали, приступайте к голосованию.
4

Подсчитайте результаты голосования и зафиксируйте рейтинг. Результаты можете вынести на отдельную доску и расставить в порядке убывания или просто обозначить цифрами рейтинга.
5

Попросите участников проанализировать полученную статистику.

1.4 Светофор

Используется, когда необходимо определить действия, которые надо начать делать, продолжить и прекратить. Подготовьте визуальный шаблон, на котором будет изображен светофор с красным, желтым и зеленым цветами. Попросите участников соотнести каждую идею с цветом: красный — «прекратить», желтый — «продолжить», зелёный — «начать делать».

2. Матричные диаграммы

2.1 Двумерные матрицы

Метод служит для наглядного представления ситуаций, которые определяются двумя решающими факторами. Прекрасно подходит для сравнения, расстановки приоритетов или оценки идей. Примеры осей:

Возможность применения или важность для организации — при анализе предложений, разработок.
Цена или качество — при сравнительном анализе конкурентов.
Реализуемость или эффективность — оценка идей.
Дальность эффектов или качество эффектов — прогнозирование вторичных эффектов.
Анализ риска — уровень награды, уровень риска и другие.

Инструкции:

1

Группе представляется диаграмма, объясняется смысл ее осей.
2

Ставится задание для группы оценить по предложенным факторам и разместить на диаграмме все проблемы или предложенные решения.
3

Обозревается и анализируется полученный результат, отбираются факторы, проблемы или решения для дальнейшей работы.

2.2 Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта. Их основанием служат две оси — это ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). В каждый из квадрантов записываются все идеи, благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем — во вторую, а чем вообще заниматься не стоит.

Квадрант B, в котором расположены важные, но не срочные дела, заслуживает наибольшего внимания. Дела, находящиеся именно в нем, являются наиболее приоритетными и перспективными.

2.3 Квадрат принятий решения Декарта

Этот инструмент помогает оценить последствия того или иного выбора. Возьмите лист бумаги, нарисуйте квадрат и условно поделите его на четыре части.

В каждой части запишите по вопросу:

Что будет, если это произойдет?
Что будет, если это не произойдет?
Чего не будет, если это произойдет?
Чего не будет, если это не произойдет?

3. Дополнительные инструменты

3.1 NUF — быстрая проверка идей

Существует три категории, по которым надо распределить идеи, либо присвоить каждой идее несколько категорий.

1

N — new (новая, не опробованная ранее)

Решение не является творческим, если оно не является новым. Маркируйте идеи как новые, если они не похожи на предыдущие.
2

U — useful (полезная, решает проблему)

Вопрос здесь стоит задавать следующий: «Как именно эта идея решает проблему?». Полезное решение окончательно решает проблему и не создает никаких новых.
3

F — feasible (возможная, может быть реализована на практике)

Если у вас есть действительно новое решение, которое полностью решает проблему, задайте следующий вопрос: «Можно ли эту идею реализовать на практике?». Если это очень дорого или идею сложно использовать, это будет не очень приемлемое решение.

Можете оценить каждую идею в команде от 0 до 10 в каждой из категории «Новые», «Полезные» и «Возможные».

3.2 Метод O.P.E.R.A. для генерации идей и поиска решений

Количество человек: 8−15.
Ведущий озвучивает вопрос или проблему.

Далее работаем по схеме:

O.

каждый участник в течение 5−10 минут записывает свои предложения индивидуально.
P.

участники объединяются в пары или тройки. В подгруппе они обсуждают свои идеи и выбирают 5 основных. Каждую идею записывают на большом стикере или листке А4 маркером (5−10 минут).
E.

представитель от каждой пары или тройки по очереди выходит и поясняет группе каждую из 5 идей. Листы прикрепляются на стену. Остальные участники могут задавать вопросы только на пояснение, критиковать нельзя. Одинаковые или похожие идеи объединяются или вообще не вывешиваются.
R.

участники в своих парах или тройках обсуждают все полученные идеи и выбирают из всех предложений на стене снова 5 идей. Это нужно сделать так, чтобы тех, что они предложили ранее, было не больше трех. После этого представитель от пары подходит и отмечает точками или маркером пять выбранных идей. По итогам голосования убираем пока в сторону идеи, не получившие голосов вообще. Остальные идеи ранжируем.
A.

оставшиеся идеи объединяем в группы, если в этом есть необходимость. После ранжирования и группировки выбираем 5 предложений, с которыми потом будем работать.

3.3 Краудсорсинг 25/10

Инструмент, который помогает быстро приоритезировать наиболее мощные и действенные идеи группы (20 мин.)

Условия:

Открытое пространство без стульев и столов
Карточки — по одной на каждого участника

Инструкции:

1

Сначала каждый участник или участница записывает на карточке свою смелую идею и первый шаг. Затем участники перемещаются по комнате, и карты передаются от человека к человеку, при этом читать их нельзя. После звука колокольчика люди прекращают передавать карточки и объединяются в пары, чтобы поделиться мыслями о карточках в их руках.
2

Затем участники индивидуально оценивают идею и шаг на своей карточке по шкале от 1 до 5 и записывают цифру на обратной стороне карты.
3

Со звуком колокольчика карточки передаются во второй раз. Всего проведите 5 раундов оценки. В конце пятого цикла участники суммируют оценки на обратной стороне последней карточки, которую они держат.
4

Определите идеи, получившие наивысшие баллы, проведя подсчет вместе с группой. Предложите каждому участнику зачитать идею и первый шаг, получившие максимум баллов. Отберите таким образом 2−3 самых важных идеи для группы.