Урок 5. Разработка плана действий

Расскажем, как подвести итоги встречи
 и достигнуть цели обсуждения.

Вы на пороге проведения эффективной встречи. Уже разобрались с основными проблемами, которые мешают добиться результата, знаете, что такое фасилитация и вооружены ее полезными инструментами. Мы почти добежали до финиша, но подождите, не стоит спешить.

Если можно представить встречу в виде большого пазла из тысячи деталей, то цель — это самый главный пазл, который стоит в середине картины. Деловую встречу организовывают, чтобы достичь определенных целей. Перед тем, как собирать людей вместе, задумайтесь о целях мероприятия. Всегда ставьте перед собой вопросы «зачем?» и «для чего?». Задавайте их себе, пока не найдете ответа, ведь только так вы сможете грамотно сформулировать цели и привести команду к успеху. Еще раз вернитесь к пирамиде целей Global dialog.

Мы уже не раз говорили: организовывая любую встречу, необходимо тщательно подойти к ее подготовке. Один человек — это целый мир. А группа людей — это много миров. Мы все по-разному воспринимаем и улавливаем информацию.

Позаботьтесь о своей команде и проведите с каждым участником небольшую беседу заранее. Посвятите его в цели, узнайте, понимает ли он их.

Если нет возможности для индивидуального мини-интервью, постарайтесь тщательнее поработать над планом, который получат ваши коллеги перед обсуждением. Дайте им чуть больше времени на его изучение.

Когда процесс подготовки пройден и встреча началась, еще раз четко озвучьте всем ее цель и уточните ожидания участников. Если вы видите в глазах людей сомнение, то уместно сказать:

Лучше заранее предположить, что участники НЕ знают, зачем они здесь собрались, и начать со знакомства с целями встречи.

Будьте готовы к тому, что целей может быть несколько и они могут расходиться. В таком случае можно предложить провести небольшое голосование и распределить их по приоритетности. Это поможет сфокусироваться на самом важном и даст почву для размышления о следующей встречи.

Относитесь уважительно к мнению ваших коллег. Не упускайте из виду то, что они говорят и предлагают. Следите, чтобы личные цели каждого не вытеснили основную повестку. Не страшно, если курс дискуссии немного отклонился. Его легко можно выровнять.
Скажите:

Полезно начать работу с заполнения общего листа ожиданий/ предположений/ суждений. Пусть участники поделятся тем, что по их мнению верно и неверно, а что упущено. Если кто-то не хочет говорить об этом открыто, не теряйтесь. Проведите анонимный опрос. Используйте разные способы, чтобы настроить всех на одну волну.


Когда дискуссия подходит к концу, уделите особенное внимание личным целям участников, которые вы задокументировали еще в самом начале. Идеальный исход, если по каждой цели команда сможет положительно ответить на вопрос: «Была ли достигнута цель?».

Не забывайте подводить резюме в конце работы. Завершение встречи должно быть так же хорошо продумано, как ее начало и основная часть.

Это крайне важный этап, который часто упускают из виду. Внесите его в свой план.