Урок 5. Разработка плана действий

Вы на пороге проведения эффективной встречи. Уже разобрались с основными проблемами, которые мешают добиться результата, знаете, что такое фасилитация и вооружены ее полезными инструментами. Мы почти добежали до финиша, но подождите, не стоит спешить.

Если можно представить встречу в виде большого пазла из тысячи деталей, то цель — это самый главный пазл, который стоит в середине картины. Деловую встречу организовывают, чтобы достичь определенных целей. Перед тем, как собирать людей вместе, задумайтесь о целях мероприятия. Всегда ставьте перед собой вопросы «Зачем?» и «Для чего?». Задавайте их себе, пока не найдете ответа, ведь только так вы сможете грамотно сформулировать цели и привести команду к успеху.

Еще раз вернитесь к пирамиде целей Global Dialog (подробнее пирамиду разбирали в уроке № 4 «Соблюдение тайминга встречи: инструменты фасилитации».

Представьте, что до начала встречи вы потрудились и сформулировали цель. У вас нет сомнений, что итоги дискуссии всех устроят. Но встреча закончилась, а все разошлись, так и не поняв, зачем собирались. А если и поняли, то через пару дней уже по-разному толкуют то, что обсуждалось на собрании.

Почему так произошло?

Стоит возникнуть хоть одной такой причине, и подведение итогов станет невыполнимой задачей. 

Мы уже не раз говорили: организовывая любую встречу, необходимо тщательно подойти к ее подготовке. Один человек — это целый мир. А группа людей — это много миров. Мы все по-разному воспринимаем и улавливаем информацию.

Позаботьтесь о своей команде и проведите с каждым участником небольшую беседу заранее. Посвятите его в цели, узнайте, понимает ли он их.

Если нет возможности для индивидуального мини-интервью, постарайтесь тщательнее поработать над планом, который получат ваши коллеги перед обсуждением. Дайте им чуть больше времени на его изучение.

Никогда не пренебрегайте этим правилом. Готовьтесь, обдумывайте, планируйте.

Когда процесс подготовки пройден и встреча началась, еще раз четко озвучьте всем ее цель и уточните ожидания участников. Если вы видите в глазах людей сомнение, то уместно сказать:

Лучше заранее предположить, что участники НЕ знают, зачем они здесь собрались, и начать со знакомства с целями встречи.

Будьте готовы к тому, что целей может быть несколько и они могут расходиться. В таком случае можно предложить провести небольшое голосование и распределить их по приоритетности. Это поможет сфокусироваться на самом важном и даст почву для размышления о следующей встречи.

Относитесь уважительно к мнению ваших коллег. Не упускайте из виду то, что они говорят и предлагают. Следите, чтобы личные цели каждого не вытеснили основную повестку. Не страшно, если курс дискуссии немного отклонился. Его легко можно выровнять. Скажите:

Полезно начать работу с заполнения общего листа ожиданий/ предположений/ суждений. Пусть участники поделятся тем, что по их мнению верно и неверно, а что упущено. Если кто-то не хочет говорить об этом открыто, не теряйтесь. Проведите анонимный опрос. Используйте разные способы, чтобы настроить всех на одну волну.

Когда дискуссия подходит к концу, уделите особенное внимание личным целям участников, которые вы задокументировали еще в самом начале. Идеальный исход, если по каждой цели команда сможет положительно ответить на вопрос: «Была ли достигнута цель?»

Не забывайте подводить резюме в конце работы. Завершение встречи должно быть так же хорошо продумано, как ее начало и основная часть.

Это крайне важный этап, который часто упускают из виду. Внесите его в свой план. 

Если вы все правильно сделали, то в конце встречи команда сможет легко ответить на 9 вопросов:

На сегодняшний день есть много фасилитационных инструментов, которые помогут группе достичь поставленных целей и грамотно подвести итоги.

Если вы находитесь в начале своего фасилитационного пути, то используйте что-то простое и понятное. Набравшись опыта, подключайте фантазию, попробуйте миксовать инструменты между собой. Тут главное чувствовать баланс и понимать, что необходимо вашей команде. Вспомните про метод сфокусированной беседы (ОРИП) из Урока №1. Введение в фасилитацию. Он отлично подходит под эти цели.

Его можно использовать в качестве связующего звена с любыми другими методами и инструментами. Например, проведите на его основе групповую рефлексию в конце встречи. Она подойдет как инструмент для завершения обсуждения. Рефлексия объединяет команду, помогает высказать важные вещи, которые накопились во время самой встречи. Чем больше практика совместной работы и принятия совместных решений, тем больше люди хотят высказываться на рефлексии. Она может проходить по-разному, с разными вопросами, а иногда вообще только с одним, но глубоким. Вам нужно тщательно продумать, какие вопросы будут звучать на каждом уровне.

Зачастую, когда встреча прошла, люди быстро забывают о возложенных на них обязательствах. Чтобы напомнить о них, достаточно применить инструмент «Письмо в будущее» (Майкл Вилкинсон).

Как это работает:

Еще небольшой, но емкой техникой рефлексии и взятия обязательств является «Стикер на мониторе».

Попросите участников в конце встречи взять реальный стикер или онлайн и написать себе то обязательство по итогам встречи, которое они повесят себе возле монитора, чтобы продвигаться к целям, которые вы вместе сегодня утвердили. 

Спасибо, что были с нами!
На следующем уроке «Технические инструменты для фасилитации встреч» обсудим:

• Популярные сервисы и инструменты для проведения онлайн и офлайн-встреч.
• Сложности и нюансы их использования.

До встречи! ❤️