Курс «ФАСИЛИТАЦИЯ ВСТРЕЧ»


Урок 6. Технические инструменты для фасилитации встреч

Проведем обзор сервисов, которые помогут в организации
продуктивных онлайн и офлайн-встреч.

Время чтения: 15 минут

Курс «ФАСИЛИТАЦИЯ ВСТРЕЧ»


Урок 6. Технические инструменты для фасилитации встреч



Проведем обзор сервисов, которые помогут в организации продуктивных онлайн и офлайн-встреч.

Время чтения: 15 минут

В этом уроке вы узнаете:

О популярных сервисах и инструментах для проведения офлайн-встреч
О популярных сервисах и инструментах для проведения онлайн-встреч
Вы уже много узнали о том, как фасилитация помогает в проведении встреч. Возможно, уже успели удивить своих коллег полученными навыками. Теперь вы знаете, как вовлечь участников в обсуждение, подвести итоги встречи и грамотно ставить цели.

Набор инструментов, которым вы владеете хорош уже сам по себе. Осталось узнать о технических решениях, которые вы сможете использовать при проведении встреч.
1
Инструменты для проведения офлайн-встреч
Фантазия человека безгранична. В совокупности с техническим прогрессом рождаются уникальные и бесценные сервисы для организации работы. Сегодня мы поговорим о самых востребованных и популярных. Начнем с офлайн-формата.

Представьте, пришло время собраться с коллегами, чтобы обсудить важный вопрос. Все пришли с блокнотами и ручками. В кабинете кроме столов, стульев, черного маркера и флипчарта больше ничего нет. У вас возникла идея провести с коллегами мозговой штурм с помощью инструмента «Светофор». Согласитесь, с таким набором сделать это почти невозможно. Как минимум у светофора есть три цвета: красный, желтый, зеленый.
Ваша основная задача — наглядно показать основные этапы работы и нескучно провести участников через всю встречу.
Что можно сделать: отправляйтесь в канцелярский магазин и вооружитесь маркерами и стикерами разных цветов. Набор решений безграничен. Не бойтесь придумывать что-то нестандартное, наделяйте предметы новым смыслом.

Вы можете использовать для знакомства команды метафорические карты или предложить участникам выбрать из горсти пуговиц, ту, которую они ассоциируют с собой.

Метафорические карты — это набор разнообразных картинок или фотографий, который помогает человеку провести ассоциации. Этот инструмент часто используется в фасилитации, чтобы взбодрить группу, переключить разговор на другую тему и т. д.


Лайфхак: используйте наборы карточек из игры Имаджинариум в качестве метафорических карт.

Отлично подойдет набор «Персефона»
Часто самому сложно придумать интересный инструмент, тогда можно купить уже готовый: карты, таймеры для тренера, игры на карточках.


Есть даже целый чемоданчик фасилитатора, где будет собрано все необходимое.

Если под рукой нет флипчарта, то поможет простая ткань и специальный клей.

Закрепите ее на стене и приклеивайте все, что посчитаете нужным.

Советуем самостоятельно почитать книгу Дэвида Сиббета «Визуализируй это! Как использовать стикеры и интеллект-карты для командной работы».
Знаменитый детский конструктор Lego как нельзя лучше вписался в арсенал инструментов фасилитатора для офлайн-встреч. С 90-х годов ХХ века существует и активно развивается технология под названием Lego Serious Play (LSP). Это метод игрового моделирования, с помощью которого можно организовать эффективную дискуссию и генерировать полезные идеи.
В чем суть этого метода? Нам хорошо знакома графическая фасилитация, когда главный помощник — маркер. В Lego Serious Play появляется новый способ ответов на вопросы — метафорические 3D-модели, которые участники строят с помощью конструктора. Это раскрывает не только творческий потенциал, но и способность мыслить креативно и метафорично.

Живые встречи дают широкое поле для реализации ваших идей — экспериментируйте и находите что-то свое!

Подробнее о том, что может понадобиться фасилитатору на офлайн-сессии
Чемоданчик фасилитатора:
готовимся к сессии в офлайне
2
Сервисы и инструменты для проведения онлайн-встреч
Только ленивый не сказал, что пандемия 2020 года изменила мир существенным образом. Жизнь людей переместилась в онлайн. Сотрудники компаний, которые отвечают за организацию совещаний, не всегда могут быстро разобраться, какой сервис лучше применить. Выбор колоссален. Если с инструментами для офлайн-встреч все понятно и процесс проходит практически без нюансов, то с онлайном возникает много вопросов. Давайте попробуем разобраться с основными сервисами, которые сделают жизнь фасилитатора проще, а встречу эффективней.

В нашем блоге мы уже размещали материал «Сервисы и приложения для фасилитаторов». Из него вы узнаете о нашем опыте использования инструментов и сервисов, которые помогают структурировать собственную работу и проводить фасилитационные сессии. Мы сгруппировали инструменты по категориям: для всего и сразу, для встреч и переговоров, для идей и сессий.
1. ZOOM
Остановимся подробнее на популярном сервисе для проведения встреч — Zoom. Это платформа для проведения онлайн видео-конференций и вебинаров. Работает на Windows. MAC, iPhone, Android — при необходимости можно проводить встречи и с телефона.
В бесплатном тарифе подключается до 100 участников, конференция ограничена 40 минутами. Платная подписка позволяет проводить мероприятия без ограничения по времени. Можно записывать мероприятия, демонстрировать экран, пользоваться виртуальным фоном, общаться в чате и показывать реакцию с помощью эмодзи. Фактически Zoom совершил прорыв в организации встреч онлайн с многочисленным количеством участников. Но при всех достоинствах эта платформа не так проста в использовании.

В чем сложность и главные нюансы:
  • 1
    ограничение по времени и количеству участников в бесплатном доступе;
  • 2
    сложно разобраться в нюансах настройки деления участников на комнаты, иногда приходится искать человека, который хорошо разбирается в этом вопросе;
  • 3
    иногда при разделении на группы отдельный пользователь или не видит приглашение в комнату или его вообще в списках на разделение нет;
  • 4
    организатор встречи не учитывает, что участники мероприятия могут быть не знакомы с основными правилами работы платформы и технически не подготовлены. К примеру самая распространенная ситуация: во время выступления, остальные участники не отключили микрофоны и посторонний звук мешает выступающему и всей команде. В таких случаях можно составить чек-лист работы в Zoom, где необходимо прописать основные правила и советы.
В сочетании с Zoom хорошо работают простые в использовании Jamboard, Scrumlr, Ideaboardz, Padlet. Это сервисы по созданию виртуальных досок и карт. Их можно использовать для генерации идей, в качестве совместной работы для сплочения команды, чтобы провести голосование или опрос.
2. MIRO


Выигрышное место среди подобных сервисов занимает Miro. Это бесконечная командная доска, где можно размещать картинки, документы, прикреплять стикеры, рисовать и делать заметки в режиме онлайн.Вариантов использования этого сервиса масса. Вы можете применять его для любого этапа встречи. К примеру попросите коллег в конце дискуссии поделиться рефлексией с помощью этого инструмента.

Распространенные сложности и нюансы:
  • 1
    нужно предварительно потренироваться, чтобы научиться работать на доске. Поэтому не всем участникам можно дать «порулить» процессом;
  • 2
    если работает много человек одновременно, то есть риск «зацепить» соседнюю доску;
  • 3
    работа в рамках своего тарифа и ограниченное время.
Для ведения совместной работы, создания заметок, списков дел и многого другого можно применить относительно новый, но очень удобный сервис Notion. Он может заменить Google Doc, Todoist и многие другие сервисы. Составьте roadmap работы и следите за выполнением задач, вносите правки в режиме реального времени, прикрепляйте доступы к Figma, Google Drive легко и быстро. Если вам будет сложно разобраться с настройками, то разработчики сервиса организовали комьюнити сервиса, которое записывает видео-уроки. Их вы без труда найдете на сайте.
3. SUTORI
Sutori станет прекрасным помощником для создания мультимедиаисторий. Можно создавать истории с фото, видео, ссылками, цитатами.

Сервис прост в использовании и подойдет для новичков.

4. SLIDO
Для быстрого взаимодействия с аудиторией хорошо подойдет сервис Slido. Им можно успешно пользоваться и при проведении офлайн-встреч. С помощью этого сервиса легко получить обратную связь и провести небольшой опрос. Во время выступления спикера появляется QR-код по которому аудитория со своих смартфонов может комментировать процесс или отвечать на вопросы.

Miro+Zoom — самая часто используемая связка для проведения онлайн-встреч.

Хотите эффективно применять визуализацию на встречах?
Рекомендуем пройти наши курсы
по бизнес-визуализации.
5. SLACK
Еще один полезный инструмент — онлайн-сервис Slack. Он создан специально для ведения бизнес-бесед и выгодно отличается возможностью тесной интеграции активных диалогов с другими приложениями. Фактически можно проводить мониторинг процесса работы над различными проектами в рамках одного интерфейса.

Чтобы участники не заскучали на встрече, можно использовать сервисы для создания онлайн-викторин, квестов и интеллектуальных онлайн-игр:

Какой бы инструмент или сервис вы не использовали, постарайтесь заранее разобраться в его настройках. Протестируйте все до начала встречи.

Технические инструменты, с которыми мы сегодня познакомились — это лишь часть из того, что можно предложить. На первый взгляд кажется, что для онлайн-встреч решений создано больше, но какие-то сервисы можно органично интегрировать и в офлайн-формат. Все зависит от вашей фантазии и стремления сделать встречу вовлекающей и продуктивной.
Чтобы фасилитировать встречи, надо владеть инструментами и методами
Собрали 20+ простых инструментов, которые
позволят спроектировать и провести полезную
встречу, в e-mail-курс Сам себе фасилитатор.
Домашнее задание

Подумайте, какие инструменты для проведения онлайн и офлайн-встреч подойдут для ваших задач? Попробуйте протестировать любой из предложенных сервисов и инструментов.
Вам понравился урок?
Поздравляем!

Вы прошли курс «Фасилитация встреч» и уже знаете как использовать инструменты фасилитации для проведения продуктивных командных совещаний.

В качестве бонусного материала предлагаем вам:


★ Чек-лист «Как подготовиться ко встрече»
Если вы хотите проводить продуктивные встречи, вовлекать сотрудников в процесс генерации идей и принятия решений на стратегических и креативных сессиях, приходите к нам учиться.

Уже более трех лет мы обучаем фасилитации на нашей программе MINI-MBA «Фасилитация, модерация и стратегические коммуникации».

Мы гордимся своими выпускниками, совместно делаем классные проекты и регулярно проводим мероприятия для комьюнити Факультета корпоративных коммуникаций.

Хочу учиться
Что вы думаете об уроке? Поделитесь в комментариях.
Зарегистрируйтесь на курс Фасилитация встреч
Отправим все уроки на email — изучайте материалы в удобное время. Это бесплатно.