Урок 4. Соблюдение тайминга встречи: инструменты фасилитации
Расскажем, как заканчивать обсуждение вовремя
и уважать расписание всех его участников.
Время чтения: 15 минут
Урок 4. Соблюдение тайминга встречи: инструменты фасилитации
Расскажем, как заканчивать обсуждение вовремя и уважать расписание всех его участников.
Время чтения: 15 минут
В этом уроке вы узнаете:
1
Почему нарушается тайминг встречи
Время — это один из самых ценных и невосполнимых ресурсов, который есть у человека.
Только подумайте, сколько возможностей можно упустить, если не уметь его правильно использовать. Это касается не только повседневных ситуаций, но и рабочих моментов.
Только подумайте, сколько возможностей можно упустить, если не уметь его правильно использовать. Это касается не только повседневных ситуаций, но и рабочих моментов.
- Оноре де Бальзакфранцузский писатель
Время — это капитал работника умственного труда.
Задумайтесь, сколько раз ваша деловая встреча была окончена не вовремя?
Наверняка такие совещания были не раз.
Вместо заявленного часа они растягивались на два, а то и три часа. Везением можно назвать случаи, когда все проходило успешно: итоги всех устраивали и приносили результат.
А что, если вы совещались больше установленного времени, но так ни к чему и не пришли? Такая ситуация не редкость.
Сложно не выйти за рамки тайминга на встрече, когда не понимаешь, какие причины этому сопутствуют. Часто участники попросту не думают о том, что пренебрежение временем может разрушить не только успех встречи, но и расписание дня коллег.
Вместо заявленного часа они растягивались на два, а то и три часа. Везением можно назвать случаи, когда все проходило успешно: итоги всех устраивали и приносили результат.
А что, если вы совещались больше установленного времени, но так ни к чему и не пришли? Такая ситуация не редкость.
Сложно не выйти за рамки тайминга на встрече, когда не понимаешь, какие причины этому сопутствуют. Часто участники попросту не думают о том, что пренебрежение временем может разрушить не только успех встречи, но и расписание дня коллег.
Помните: затянутая по времени встреча не гарантирует достижения поставленной цели. Главное не количество, а качество.
Относитесь уважительно к своим коллегам и их времени.
Мы выделили топ-6 самых распространенных причин, по которым тайминг не соблюдается:
- 1Встреча изначально плохо запланирована, нет четких правил проведенияУчастников не предупредили заранее и они пришли неподготовленные, не продуманы этапы и т.д.
- 2Нет понимания, какая аудитория будет на встречеВозможно, будет присутствовать много говорливых участников, которые могут затянуть дискуссию.
- 3Не сформулированы цели встречиУчастники и сам ведущий не понимают, зачем собрались.
- 4Размытое ощущение времениВсе должны понимать, что невозможно достигнуть консенсуса за 10 минут.
- 5Не учитывается особенность проведения встреч для разного количества участников в группеВозможно, вместо ожидаемых 7 человек придет 25, что неизбежно скажется на применяемых инструментах и тайминге.
- 6Конфликтные и непредвиденные ситуацииВ таких случаях есть риск не просто затянуть встречу, но и сорвать ее целиком.
Возможно, вы сталкивались хоть с одной из этих причин совсем недавно, но так и не поняли, как ее преодолеть.
Дальше мы расскажем о том, как фасилитация поможет в этом, и поделимся парочкой интересных и действенных инструментов.
Дальше мы расскажем о том, как фасилитация поможет в этом, и поделимся парочкой интересных и действенных инструментов.
2
Как с помощью фасилитации можно не выходить за рамки поставленного времени
Давайте представим, что вам поступил запрос от руководителя: необходимо обсудить, как и куда двигаться компании, и составить план работы на ближайшие полгода. При этом руководитель подчеркнул, что в предыдущие разы был серьезно нарушен тайминг встречи, и в этот раз хотелось бы не повторять этих ошибок.
Задача не из легких, но с помощью понимания основ фасилитации можно попробовать с ней справиться.
Для того, чтобы тайминг не был нарушен и встреча получилась продуктивной, ответственно подойдите к ее подготовке. Грамотно продуманные этапы планирования и подготовки настроят людей на рабочую волну и не позволят отвлечься от темы обсуждения.
Задача не из легких, но с помощью понимания основ фасилитации можно попробовать с ней справиться.
Для того, чтобы тайминг не был нарушен и встреча получилась продуктивной, ответственно подойдите к ее подготовке. Грамотно продуманные этапы планирования и подготовки настроят людей на рабочую волну и не позволят отвлечься от темы обсуждения.
Хороший старт — это залог успешной встречи.
Существует так называемое правило пяти «П» подготовки к встрече:
- 1Поставленная цель (purpose)
- 2Продукт (product)
- 3Приглашенные люди (participants)
- 4Проблемы (probable issues)
- 5Процесс (process)
О чем говорит это правило и почему оно так важно для соблюдения тайминга?
Пять «П» включают в себя самые важные вопросы, которые ставит перед собой фасилитатор.
Хорошо ориентируясь в каждом из них, вы поймете, что именно должно быть достигнуто на встрече, почему, кем и как. Это позволит уберечь группу от нарушения временных рамок.
Пять «П» включают в себя самые важные вопросы, которые ставит перед собой фасилитатор.
Хорошо ориентируясь в каждом из них, вы поймете, что именно должно быть достигнуто на встрече, почему, кем и как. Это позволит уберечь группу от нарушения временных рамок.
ПОСТАВЛЕННАЯ ЦЕЛЬ:
Участники должны понимать зачем они собрались и как будет строиться процесс.
Для этого мы на программе обучения фасилитации используем собственную разработку — Пирамиду рациональных целей Global Dialog (С).
Поставленная цель — это то, что мы хотим получить в конце, результат нашей встречи. Более подробно мы поговорим про этот инструмент ниже.
Для этого мы на программе обучения фасилитации используем собственную разработку — Пирамиду рациональных целей Global Dialog (С).
Поставленная цель — это то, что мы хотим получить в конце, результат нашей встречи. Более подробно мы поговорим про этот инструмент ниже.
ПРОДУКТ:
Решите, что это будет — план-график, облако идей, пункты основных договоренностей.
Подумайте про результат встречи в формате артефакта и в самом начале поясните группе, к чему вы все будете идти.
Подумайте про результат встречи в формате артефакта и в самом начале поясните группе, к чему вы все будете идти.
ПРИГЛАШЕННЫЕ ЛЮДИ:
Продумайте, кого именно вы ожидаете на встрече, кто может и должен внести свой вклад в итоговое решение и в его реализацию. Помните про говорунов и молчунов, которые могут существенно повлиять на ход дискуссии.
В этом вам поможет наш третий урок.
В этом вам поможет наш третий урок.
ПРОБЛЕМЫ:
Думая про тему встречи и участников, вспомните, что или кто вызывает самые большие споры или разногласия. Предусмотрите время на эти обсуждения.
ПРОЦЕСС:
Ориентируясь на нужный вам уровень пирамиды, учтите количество участников и возможные проблемные зоны.
Всегда помните, что на тайминг влияет то, как вы построили работу исходя из количества участников встречи. Для больших групп предлагайте очень понятную и структурированную деятельность, а не свободную дискуссию. Пропишите инструкции, вплоть до того, сколько времени необходимо выделить на каждый этап. Постарайтесь правильно распределить время: заложите чуть больше на подведение итогов, при этом чуть меньше на открытие встречи.
Всегда помните, что на тайминг влияет то, как вы построили работу исходя из количества участников встречи. Для больших групп предлагайте очень понятную и структурированную деятельность, а не свободную дискуссию. Пропишите инструкции, вплоть до того, сколько времени необходимо выделить на каждый этап. Постарайтесь правильно распределить время: заложите чуть больше на подведение итогов, при этом чуть меньше на открытие встречи.
Переходя к следующему пункту повестки дня или практическому заданию, важно делать контрольные проверки. Они позволяют убедиться, что все участники встречи понимают процесс работы. Контрольные проверки демонстрируют необходимость следующего шага, объясняя, каким образом он связан с общей целью встречи.
- 1Обзор пройденного (Review)Подведите резюме уже рассмотренных вопросов.
- 2Обзор предстоящего (Preview)Опишите, что еще предстоит сделать группе.
- 3Общая картина (Big view)Объясните, как новый пункт повестки вписывается в общую цель сессии.
- Майкл Вилкинсонодин из самых известных фасилитаторов в мире
Обычно фасилитаторам хорошо удается делать обзор пройденного и предстоящего. Но, к сожалению, они склонны упускать из виду третий ключевой компонент – общую картину. Не упускайте это из виду.
- Галина Тюринафасилитатор, преподаватель Факультета корпоративных коммуникаций
Во время встречи бывает так, что вся группа неожиданно увлекается боковой веткой обсуждения. Иногда попытки лишь «запарковать» ее не приносят успеха.
Наш хороший знакомый тренер-фасилитатор партисипативной фасилитации (ТоР(с)) Алан Хекман из Института культурных связей Великобритании ICA:UK любит рассказывать группе такую историю, если видит, что она отклонилась от темы и заинтересованно обсуждает какую-то другую тему.
Он спрашивает: «А вы знаете, что такое манго? Это такой спелый, вкусный фрукт». Все немного в замешательстве, конечно, они знают этот фрукт, но не понимают, как он связан с темой. И тогда он рассказывает: «Представьте, что вы идете по своей дороге, очень важной, и вам важно дойти до цели. Но тут перед вами манговая роща — манящая, с нежным ароматом и висящими спелыми плодами. И вам бы хотелось остановиться в ее прохладе, попробовать плоды, но вам надо идти вперед, потому что дело, по которому вы спешите -— очень важное! Что вы выбираете — пойти вперед и дойти до цели или остановиться сейчас?»
После этого, участники как правило, расставляют приоритеты и двигаются вперед.
Ситуации, когда на встрече может что-то пойти не по плану и нарушить все установленные правила тайминга, не редкость. Например, когда участник:
- делает острый комментарий, который сильно смущает одного или нескольких людей
- нуждается в неотложной медицинской помощи
- начинает кричать или плакать
ЧТО ДЕЛАТЬ?
Попросите участников лично поговорить об этом опыте.
Неверно продолжать, как будто ничего не произошло, боясь потратить на это незапланированное время. Вместо этого возьмите на себя управление и облегчите решение группы.
Если вы понимаете, что сессия не будет завершена вовремя, вам нужно заблаговременно получить от участников разрешение на продолжение работы после оговоренного ранее времени. Если разрешение не получено, то проведите все мероприятия по закрытию сессии. Не забудьте уточнить, что группа будет делать с нерешенными вопросами.
Неверно продолжать, как будто ничего не произошло, боясь потратить на это незапланированное время. Вместо этого возьмите на себя управление и облегчите решение группы.
Если вы понимаете, что сессия не будет завершена вовремя, вам нужно заблаговременно получить от участников разрешение на продолжение работы после оговоренного ранее времени. Если разрешение не получено, то проведите все мероприятия по закрытию сессии. Не забудьте уточнить, что группа будет делать с нерешенными вопросами.
Если предстоит долгая встреча, не бойтесь делать перерывы каждые 2 часа на 20-30 минут.
3
Инструменты фасилитации для соблюдения тайминга встречи
Пирамида рациональных целей Global Dialog (С) состоит из четырех уровней.
На первом уровне люди собираются, чтобы создать взаимопонимание и общее рабочее поле. Без этого невозможно двигаться дальше.
Представьте, что один из ведущих участников встречи говорит: «Я считаю, что речь идет про увеличение объемов работы в этом месяце. Это занимает мой ум последние три недели».
Мысль дельная, но цель встречи была изначально иной. В такой ситуации необходимо выровняться со всей группой, чтобы в дальнейшем четко понимать, про что все должны говорить.
Если тема дискуссионная, есть противоположные точки зрения и время ограничено, нужно понимать, что достичь цели за 1 час будет нереально.
Представьте, что один из ведущих участников встречи говорит: «Я считаю, что речь идет про увеличение объемов работы в этом месяце. Это занимает мой ум последние три недели».
Мысль дельная, но цель встречи была изначально иной. В такой ситуации необходимо выровняться со всей группой, чтобы в дальнейшем четко понимать, про что все должны говорить.
Если тема дискуссионная, есть противоположные точки зрения и время ограничено, нужно понимать, что достичь цели за 1 час будет нереально.
Второй уровень посвящен генерации идей и выработке альтернативных решений. Бывает, что группе не надо принимать решение. Ей необходимо лишь сгенерировать много разнообразных идей и передать их в другой отдел для последующей проработки. Или, например, представить своему руководству, чтобы оно приняло окончательное решение. С самого начала ведущему встречи важно понимать, кто уполномочен принимать решение по окончательному выбору.
Самая распространенная ошибка на этом уровне: группа сгенерировала идеи в полной уверенности, что все, что она придумала будет воплощено в жизнь. Поэтому важно в начале встречи обсудить реальный уровень ответственности за принятые решения.
Второй этап занимает не менее 1,5 часов, ведь необходимо вспомнить или полноценно пройти этап выравнивания общего поля и хорошо поработать над генерацией идей.
Самая распространенная ошибка на этом уровне: группа сгенерировала идеи в полной уверенности, что все, что она придумала будет воплощено в жизнь. Поэтому важно в начале встречи обсудить реальный уровень ответственности за принятые решения.
Второй этап занимает не менее 1,5 часов, ведь необходимо вспомнить или полноценно пройти этап выравнивания общего поля и хорошо поработать над генерацией идей.
На третьем уровне принимаются решения в группе.
Тут необходимо оценить качество идей и договориться или обновить правила принятия решений.
Тут необходимо оценить качество идей и договориться или обновить правила принятия решений.
Четвертый этап предполагает кульминацию — создание плана действий.
В 6 письмах рассказываем о проверенных и эффективных техниках, которые помогут вам самостоятельно провести полезную и эффективную встречу.
Домашнее задание
В качестве домашнего задания предлагаем спланировать подготовку встречи, руководствуясь правилом пяти «П».
Хорошо обдумайте каждый этап, приблизительно рассчитайте сколько времени у вас уйдет на реализацию.
В качестве домашнего задания предлагаем спланировать подготовку встречи, руководствуясь правилом пяти «П».
Хорошо обдумайте каждый этап, приблизительно рассчитайте сколько времени у вас уйдет на реализацию.
Почитать дополнительно:
П. Ленсиони «Пять пороков команды»
П. Ленсиони «Пять пороков команды»
Вам понравился урок?
Спасибо, что были с нами!
На следующем уроке «Разработка плана действий» обсудим:
До встречи! ❤️
На следующем уроке «Разработка плана действий» обсудим:
- Основные причины, которые мешают достигнуть цели обсуждения и подвести итоги встречи.
- Как с помощью фасилитации разработать идеальный план действий.
- Инструменты для преодоления подобных ситуаций.
До встречи! ❤️
Зарегистрируйтесь на курс Фасилитация встреч
Отправим все уроки на email — изучайте материалы в удобное время. Это бесплатно.
Что вы думаете об уроке? Поделитесь в комментариях.