Урок 4. Соблюдение тайминга встречи: инструменты фасилитации

Время — это один из самых ценных и невосполнимых ресурсов, который есть у человека.

Только подумайте, сколько возможностей можно упустить, если не уметь его правильно использовать. Это касается не только повседневных ситуаций, но и рабочих моментов.

Задумайтесь, сколько раз ваша деловая встреча была окончена не вовремя?

Наверняка такие совещания были не раз. Вместо заявленного часа они растягивались на два, а то и три часа. Везением можно назвать случаи, когда все проходило успешно: итоги всех устраивали и приносили результат.

А что, если вы совещались больше установленного времени, но так ни к чему и не пришли? Такая ситуация не редкость.

Сложно не выйти за рамки тайминга на встрече, когда не понимаешь, какие причины этому сопутствуют. Часто участники попросту не думают о том, что пренебрежение временем может разрушить не только успех встречи, но и расписание дня коллег.

Возможно, вы сталкивались хоть с одной из этих причин совсем недавно, но так и не поняли, как ее преодолеть.

Дальше мы расскажем о том, как фасилитация поможет в этом, и поделимся парочкой интересных и действенных инструментов.

Давайте представим, что вам поступил запрос от руководителя: необходимо обсудить, как и куда двигаться компании, и составить план работы на ближайшие полгода. При этом руководитель подчеркнул, что в предыдущие разы был серьезно нарушен тайминг встречи, и в этот раз хотелось бы не повторять этих ошибок.

Задача не из легких, но с помощью понимания основ фасилитации можно попробовать с ней справиться.

Для того, чтобы тайминг не был нарушен и встреча получилась продуктивной, ответственно подойдите к ее подготовке. Грамотно продуманные этапы планирования и подготовки настроят людей на рабочую волну и не позволят отвлечься от темы обсуждения.

О чем говорит это правило и почему оно так важно для соблюдения тайминга?

Пять «П» включают в себя самые важные вопросы, которые ставит перед собой фасилитатор. Хорошо ориентируясь в каждом из них, вы поймете, что именно должно быть достигнуто на встрече, почему, кем и как. Это позволит уберечь группу от нарушения временных рамок.

Участники должны понимать зачем они собрались и как будет строиться процесс.

Для этого мы на программе обучения фасилитации используем собственную разработку — Пирамиду рациональных целей Global Dialog ©.

Поставленная цель — это то, что мы хотим получить в конце, результат нашей встречи. Более подробно мы поговорим про этот инструмент ниже.

Решите, что это будет — план-график, облако идей, пункты основных договоренностей.

Подумайте про результат встречи в формате артефакта и в самом начале поясните группе, к чему вы все будете идти. 

Продумайте, кого именно вы ожидаете на встрече, кто может и должен внести свой вклад в итоговое решение и в его реализацию. Помните про говорунов и молчунов, которые могут существенно повлиять на ход дискуссии.

В этом вам поможет наш третий урок. 

Думая про тему встречи и участников, вспомните, что или кто вызывает самые большие споры или разногласия. Предусмотрите время на эти обсуждения. 

Ориентируясь на нужный вам уровень пирамиды, учтите количество участников и возможные проблемные зоны.

Всегда помните, что на тайминг влияет то, как вы построили работу исходя из количества участников встречи. Для больших групп предлагайте очень понятную и структурированную деятельность, а не свободную дискуссию. Пропишите инструкции, вплоть до того, сколько времени необходимо выделить на каждый этап. Постарайтесь правильно распределить время: заложите чуть больше на подведение итогов, при этом чуть меньше на открытие встречи.

Переходя к следующему пункту повестки дня или практическому заданию, важно делать контрольные проверки. Они позволяют убедиться, что все участники встречи понимают процесс работы. Контрольные проверки демонстрируют необходимость следующего шага, объясняя, каким образом он связан с общей целью встречи.

Ситуации, когда на встрече может что-то пойти не по плану и нарушить все установленные правила тайминга, не редкость. Например, когда участник:

Что делать?

Попросите участников лично поговорить об этом опыте.

Неверно продолжать, как будто ничего не произошло, боясь потратить на это незапланированное время. Вместо этого возьмите на себя управление и облегчите решение группы.

Если вы понимаете, что сессия не будет завершена вовремя, вам нужно заблаговременно получить от участников разрешение на продолжение работы после оговоренного ранее времени. Если разрешение не получено, то проведите все мероприятия по закрытию сессии. Не забудьте уточнить, что группа будет делать с нерешенными вопросами.

Если предстоит долгая встреча, не бойтесь делать перерывы каждые 2 часа на 20-30 минут.

Пирамида рациональных целей Global Dialog (c) состоит из четырех уровней.

На первом уровне люди собираются, чтобы создать взаимопонимание и общее рабочее поле. Без этого невозможно двигаться дальше.

Представьте, что один из ведущих участников встречи говорит: «Я считаю, что речь идет про увеличение объемов работы в этом месяце. Это занимает мой ум последние три недели».

Мысль дельная, но цель встречи была изначально иной. В такой ситуации необходимо выровняться со всей группой, чтобы в дальнейшем четко понимать, про что все должны говорить.

Если тема дискуссионная, есть противоположные точки зрения и время ограничено, нужно понимать, что достичь цели за 1 час будет нереально.

Второй уровень посвящен генерации идей и выработке альтернативных решений. Бывает, что группе не надо принимать решение. Ей необходимо лишь сгенерировать много разнообразных идей и передать их в другой отдел для последующей проработки. Или, например, представить своему руководству, чтобы оно приняло окончательное решение. С самого начала ведущему встречи важно понимать, кто уполномочен принимать решение по окончательному выбору.

Самая распространенная ошибка на этом уровне: группа сгенерировала идеи в полной уверенности, что все, что она придумала будет воплощено в жизнь. Поэтому важно в начале встречи обсудить реальный уровень ответственности за принятые решения.

Второй этап занимает не менее 1,5 часов, ведь необходимо вспомнить или полноценно пройти этап выравнивания общего поля и хорошо поработать над генерацией идей. 

На третьем уровне принимаются решения в группе. Тут необходимо оценить качество идей и договориться или обновить правила принятия решений.

Четвертый этап предполагает кульминацию — создание плана действий. 

Спасибо, что были с нами!
На следующем уроке «Разработка плана действий» обсудим:


• Основные причины, которые мешают достигнуть цели обсуждения и подвести итоги встречи.
• Как с помощью фасилитации разработать идеальный план действий.
• Инструменты для преодоления подобных ситуаций.


До встречи! ❤️