Курс «ФАСИЛИТАЦИЯ ВСТРЕЧ»


Урок 2. Вовлечение участников: инструменты фасилитации

Рассказываем об инструментах фасилитации, которые помогут вовлечь в дискуссию даже самых незаинтересованных.

Время чтения: 15 минут

Курс «ФАСИЛИТАЦИЯ ВСТРЕЧ»


Урок 2. Вовлечение участников: инструменты фасилитации



Рассказываем об инструментах фасилитации, которые помогут вовлечь в дискуссию даже самых незаинтересованных.

Время чтения: 15 минут

В этом уроке вы узнаете:

Почему участники встречи не вовлечены в дискуссию
Как с помощью фасилитации можно исправить ситуацию
1
Почему участники встречи не вовлечены в дискуссию
Наверняка каждому из нас хоть раз в жизни хотелось обладать какой-нибудь сверхспособностью. Представьте, что вы раскрыли секрет работы человеческого внимания и можете легко им управлять. Обладая таким сокровищем, можно достичь небывалых результатов.

Но мечты мечтами, а в реальности внимание — это тот ресурс, за который нужно побороться.
Ученые пришли к такому выводу: даже когда мы уверены в том, что внимание сфокусировано на чем-то одном, наш мозг параллельно с этим решает, остаться ли ему здесь или найти что-то более интересное.
А теперь представьте ситуацию:
вы тщательно готовились к деловой встрече, потратили много сил и уверены, что должно получиться интересно. В голове стоит картина, на которой все участники внимательно слушают, максимально вовлекаются в процесс дискуссии.

Если все так обычно и выходит, поздравляем – вы интуитивно применяете фасилитационные навыки, и наш курс укрепит и систематизирует ваши знания.
Зачастую бывает иначе. Участники расфокусированы и общаются не по теме.

Причин такого поведения масса:
  • плохое или нерабочее настроение
  • участникам скучно, они устали
  • участники не понимают, зачем все собрались
  • все уверены, что невозможно достичь общего результата
  • снижена мотивация
  • встреча плохо спланирована
На последнем пункте предлагаем остановиться подробнее. Чтобы состоялась продуктивная дискуссия, к любой встрече нужно готовиться заранее. Продумывать каждый ее этап и анализировать моменты, которые могут все испортить.
2
Как с помощью фасилитации можно исправить ситуацию. Инструменты вовлечения
Каждая встреча проходит три цикла: начало, основная часть и подведение итогов. Когда мы говорим о вовлечении аудитории в дискуссию, важно не упустить начало. Майкл Вилкинсон утверждает, что у фасилитатора есть только 15 минут с начала встречи, чтобы вовлечь аудиторию. Если этого не сделать, то внимание участников рассеется, и встреча будет на грани провала.


4 шага на пути к успешному открытию встречи:
Эту модель предложил использовать Майкл Вилкинсон, и в переводе на английский она звучит: inform, excite, enpower, involve. Все вместе это обозначается аббревиатурой IEEI.
Информирование
Для начала расскажите всем присутствующим, зачем вы собрались, обозначьте цели, познакомьте с продуктом.
Воодушевление
На этом этапе подбодрите аудиторию, рассказав о том, каких результатов можно достичь и какую пользу это принесет собравшимся.
Наделение полномочиями
Наделите каждого полномочиями, объясните, почему выбрали именно их.
Вовлечение
Лучше всего сразу узнать о личных целях, которые непосредственно связаны с темой встречи. Можно уточнить вопросы, которые наиболее актуальны. Такой прием поможет участникам осознать, что их мнение учитывается и ценится. Ничто так не вовлекает в работу, как осознание факта своей необходимости и значимости.
Совет. Начните свою встречу, руководствуясь этими шагами и вы удивитесь тому, с каким интересом коллеги включаются в дискуссию.
Предположим, что открытие встречи прошло успешно, но это только половина дела. Дальше возникает вопрос, как удержать внимание участников и сделать дискуссию эффективной. Опытные фасилитаторы советуют применять расширенные и контрольные проверки.
После каждого важного обсуждения напомните о главных целях, сделайте обзор пройденного и предстоящего. Постоянно общайтесь с группой, взаимодействуйте и давайте возможность высказаться каждому.
Возьмите себе на заметку три простых инструмента удержания внимания на встрече. Они помогут направить дискуссию в нужное русло.
1. Использование заголовков.

Помечайте каждый важный этап или вопрос заголовком.
Так никто не забудет, что обсуждается прямо сейчас.
2. Расширенные продолжающие вопросы.

Пример:

— Какие еще возможности есть для реализации этой идеи?

Начинайте вопрос со слов: как еще, какие еще.
Дайте возможность порассуждать. Это позволит группе сфокусироваться.
3. Перенаправляющие вопросы.

Пример:

— Какие еще есть возможности для реализации этой идеи?

— Мне кажется, что в нашем отделе не хватает еще одного сотрудника, хорошо бы расширить штат.

— Это дельное замечание, я с вами согласен. Мы включим его в список вопросов, когда будем говорить о найме, а сейчас вернемся к обсуждению возможностей.

Покажите, что вам небезразлично то, о чем говорят. Обязательно вернитесь к этому вопросу, но мягко укажите, что на данном этапе необходимо обсудить повестку.
Расширенные продолжающие и перенаправляющие вопросы повысят концентрацию внимания, вернут дискуссию в нужное русло, если она вышла из-под контроля.
Объединение в малые группы — еще один простой, но эффективный инструмент для вовлеченности группы.
Совет от М. Вилкинсона: Поработайте над одним пунктом повестки вместе, затем объедините участников в группы и дайте им указания.
  • Пусть каждая группа поработает над решением отдельного вопроса. Назначьте лидеров групп, тех, кто зафиксирует результаты. Это сплотит людей и гарантированно повысит их вовлеченность, а еще снимет тревожность и подозрительность.
  • Не теряйтесь, если заметили, что участники смеются или шушукаются. Вероятно, группа просто устала, необходимо сделать небольшой перерыв. Совсем не обязательно расходиться. Можно спросить: есть ли что-то другое, что нам стоит сделать?
В качестве домашнего задания предлагаем окунуться в такую ситуацию: вы проводите совещание, но видите, что участники отвлекаются на телефоны и разговоры друг с другом. Дискуссия разваливается, конструктивная нить потеряна.

Подумайте, что вы упустили? С какого момента все пошло не так? Проанализируйте начало встречи и подумайте, что бы вы сделали иначе, опираясь на предложенные инструменты. Потренируйтесь задавать расширенные и перенаправляющие вопросы.
  • Галина Тюрина
    фасилитатор, преподаватель Факультета корпоративных коммуникаций

    То, что у Вилкинсона называется вовлечением, мы на Факультете чаще называем процедурой регистрации или «check-in». Мы каждое занятие, каждую фасилитационную сессию начинаем именно с него. Это важно по нескольким причинам.

    Во-первых, важно, чтобы голос каждого участника начал звучать в общем пространстве. Психологически важно, чтобы человек разговорился в этом коллективе, понял, что это не страшно, что он имеет на это право и никто его не обрывает на полуслове. Именно поэтому важно молчать, не комментировать, и другим не давать возможности прерывать. Это закладывает основы для уважительного диалога впоследствии.

    А во-вторых, важно, чтобы участники переключились со своих рутинных занятий. Для этого можно задать такие вопросы, которые подводят людей к теме встречи. Наши студенты иногда спрашивают: А можно ли пропустить этот маленький этап, если все друг друга знают? И наш ответ: Нет!). И еще общий вопрос — задавайте его себе почаще: «Какой вопрос можно задать группе, чтобы привлечь ее внимание?»
Дополнительная литература:
Патрик Ленсиони

Смерть от совещаний: Как решить самую наболевшую проблему бизнеса
Вам понравился урок?
Спасибо, что были с нами!
На следующем уроке «Услышать каждого: молчуны и говоруны» обсудим:


  • Почему на встрече одни говорят много, а другие мало.
  • Как с помощью фасилитации уравновесить общение среди участников встречи.
  • Популярные инструменты для преодоления подобных ситуаций.

До встречи! ❤️
Зарегистрируйтесь на курс Фасилитация встреч
Отправим все уроки на email — изучайте материалы в удобное время. Это бесплатно.
Что вы думаете об уроке? Поделитесь в комментариях.