Урок 2. Вовлечение участников: инструменты фасилитации

Рассказываем об инструментах фасилитации, которые помогут вовлечь в дискуссию даже самых незаинтересованных.

Время чтения: 15 минут


Урок 2. Вовлечение участников: инструменты фасилитации



Рассказываем об инструментах фасилитации, которые помогут вовлечь в дискуссию даже самых незаинтересованных.

Время чтения: 15 минут

В этом уроке вы узнаете:


1
Почему участники встречи не вовлечены в дискуссию
Наверняка каждому из нас хоть раз в жизни хотелось обладать какой-нибудь сверхспособностью. Представьте, что вы раскрыли секрет работы человеческого внимания и можете легко им управлять. Обладая таким сокровищем, можно достичь небывалых результатов.

Но мечты мечтами, а в реальности внимание — это тот ресурс, за который нужно побороться.
Ученые пришли к такому выводу: даже когда мы уверены в том, что внимание сфокусировано на чем-то одном, наш мозг параллельно с этим решает, остаться ли ему здесь или найти что-то более интересное.
А теперь представьте ситуацию:
вы тщательно готовились к деловой встрече, потратили много сил и уверены, что должно получиться интересно. В голове стоит картина, на которой все участники внимательно слушают, максимально вовлекаются в процесс дискуссии.

Если все так обычно и выходит, поздравляем – вы интуитивно применяете фасилитационные навыки, и наш курс укрепит и систематизирует ваши знания.
Зачастую бывает иначе. Участники расфокусированы и общаются не по теме.

Причин такого поведения масса:
плохое или нерабочее настроение
участникам скучно, они устали
участники не понимают, зачем все собрались
все уверены, что невозможно достичь общего результата
снижена мотивация
встреча плохо спланирована
На последнем пункте предлагаем остановиться подробнее. Чтобы состоялась продуктивная дискуссия, к любой встрече нужно готовиться заранее. Продумывать каждый ее этап и анализировать моменты, которые могут все испортить.

2
Как с помощью фасилитации можно исправить ситуацию. Инструменты вовлечения
Каждая встреча проходит три цикла: начало, основная часть и подведение итогов. Когда мы говорим о вовлечении аудитории в дискуссию, важно не упустить начало. Майкл Вилкинсон утверждает, что у фасилитатора есть только 15 минут с начала встречи, чтобы вовлечь аудиторию. Если этого не сделать, то внимание участников рассеется, и встреча будет на грани провала.


4 шага на пути к успешному открытию встречи:
Эту модель предложил использовать Майкл Вилкинсон, и в переводе на английский она звучит: inform, excite, enpower, involve. Все вместе это обозначается аббревиатурой IEEI.
Информирование
Для начала расскажите всем присутствующим, зачем вы собрались, обозначьте цели, познакомьте с продуктом.
Воодушевление
На этом этапе подбодрите аудиторию, рассказав о том, каких результатов можно достичь и какую пользу это принесет собравшимся.
Наделение полномочиями
Наделите каждого полномочиями, объясните, почему выбрали именно их.
Вовлечение
Лучше всего сразу узнать о личных целях, которые непосредственно связаны с темой встречи. Можно уточнить вопросы, которые наиболее актуальны. Такой прием поможет участникам осознать, что их мнение учитывается и ценится. Ничто так не вовлекает в работу, как осознание факта своей необходимости и значимости.
Совет. Начните свою встречу, руководствуясь этими шагами и вы удивитесь тому, с каким интересом коллеги включаются в дискуссию.
Предположим, что открытие встречи прошло успешно, но это только половина дела. Дальше возникает вопрос, как удержать внимание участников и сделать дискуссию эффективной. Опытные фасилитаторы советуют применять расширенные и контрольные проверки.
После каждого важного обсуждения напомните о главных целях, сделайте обзор пройденного и предстоящего. Постоянно общайтесь с группой, взаимодействуйте и давайте возможность высказаться каждому.
Возьмите себе на заметку три простых инструмента удержания внимания на встрече. Они помогут направить дискуссию в нужное русло.
1. Использование заголовков.

Помечайте каждый важный этап или вопрос заголовком.
Так никто не забудет, что обсуждается прямо сейчас.
2. Расширенные продолжающие вопросы.

Пример:

— Какие еще возможности есть для реализации этой идеи?

Начинайте вопрос со слов: как еще, какие еще.
Дайте возможность порассуждать. Это позволит группе сфокусироваться.
3. Перенаправляющие вопросы.

Пример:

— Какие еще есть возможности для реализации этой идеи?

— Мне кажется, что в нашем отделе не хватает еще одного сотрудника, хорошо бы расширить штат.

— Это дельное замечание, я с вами согласен. Мы включим его в список вопросов, когда будем говорить о найме, а сейчас вернемся к обсуждению возможностей.

Покажите, что вам небезразлично то, о чем говорят. Обязательно вернитесь к этому вопросу, но мягко укажите, что на данном этапе необходимо обсудить повестку.
Расширенные продолжающие и перенаправляющие вопросы повысят концентрацию внимания, вернут дискуссию в нужное русло, если она вышла из-под контроля.
Объединение в малые группы — еще один простой, но эффективный инструмент для вовлеченности группы.
Совет от М. Вилкинсона: Поработайте над одним пунктом повестки вместе, затем объедините участников в группы и дайте им указания.
Пусть каждая группа поработает над решением отдельного вопроса. Назначьте лидеров групп, тех, кто зафиксирует результаты. Это сплотит людей и гарантированно повысит их вовлеченность, а еще снимет тревожность и подозрительность.
Не теряйтесь, если заметили, что участники смеются или шушукаются. Вероятно, группа просто устала, необходимо сделать небольшой перерыв. Совсем не обязательно расходиться. Можно спросить: есть ли что-то другое, что нам стоит сделать?
В качестве домашнего задания предлагаем окунуться в такую ситуацию: вы проводите совещание, но видите, что участники отвлекаются на телефоны и разговоры друг с другом. Дискуссия разваливается, конструктивная нить потеряна.

Подумайте, что вы упустили? С какого момента все пошло не так? Проанализируйте начало встречи и подумайте, что бы вы сделали иначе, опираясь на предложенные инструменты. Потренируйтесь задавать расширенные и перенаправляющие вопросы.
Галина Тюрина
фасилитатор, преподаватель Факультета корпоративных коммуникаций

То, что у Вилкинсона называется вовлечением, мы на Факультете чаще называем процедурой регистрации или «check-in». Мы каждое занятие, каждую фасилитационную сессию начинаем именно с него. Это важно по нескольким причинам.

Во-первых, важно, чтобы голос каждого участника начал звучать в общем пространстве. Психологически важно, чтобы человек разговорился в этом коллективе, понял, что это не страшно, что он имеет на это право и никто его не обрывает на полуслове. Именно поэтому важно молчать, не комментировать, и другим не давать возможности прерывать. Это закладывает основы для уважительного диалога впоследствии.

А во-вторых, важно, чтобы участники переключились со своих рутинных занятий. Для этого можно задать такие вопросы, которые подводят людей к теме встречи. Наши студенты иногда спрашивают: А можно ли пропустить этот маленький этап, если все друг друга знают? И наш ответ: Нет!). И еще общий вопрос задавайте его себе почаще: «Какой вопрос можно задать группе, чтобы привлечь ее внимание?»
Дополнительная литература:
Патрик Ленсиони

Смерть от совещаний: Как решить самую наболевшую проблему бизнеса
Вам понравился урок?
Спасибо, что были с нами!
На следующем уроке «Услышать каждого: молчуны и говоруны» обсудим:


  • Почему на встрече одни говорят много, а другие мало.
  • Как с помощью фасилитации уравновесить общение среди участников встречи.
  • Популярные инструменты для преодоления подобных ситуаций.

До встречи! ❤️
Зарегистрируйтесь на курс Фасилитация встреч
Отправим все уроки на email — изучайте материалы в удобное время. Это бесплатно.
Что вы думаете об уроке? Поделитесь в комментариях.