★ Бонусный материал

Создаем комфортную атмосферу
на встрече

В большинстве компаний — совещание одно из самых стрессовых мероприятий.

Основная причина: авторитарный стиль руководителя. Люди не хотят озвучивать свое мнение потому, что бояться негативной реакции. Представьте сколько ценных идей пропадает из-за того, что сотрудники скованы, им некомфортно.

Руководителю важно на своем примере показывать готовность идти на контакт. Он должен быть открыт и уважительно относиться ко всем присутствующем. Важно понимать, что позитивное отношение станет фундаментом для комфортной атмосферы и плодотворной работы.

Перед тем как проводить любую встречу прислушайтесь к потребностям ваших коллег.

Узнайте, что их беспокоит, что вызывает больше всего вопросов. Не исключено, что люди сами сообщат о своих переживаниях и попросят что-то изменить.

Не забывайте об обратной связи. Довольный сотрудник, чьи пожелания слышат и стараются реагировать на них, всегда будет активно включен в работу.

Позаботьтесь, чтобы пространство, где будет организована встреча было подготовлено заранее. Если встреча требует определенной рассадки, укажите кто где будет сидеть до начала мероприятия. Подготовьте воду на случай, если кому-то захочется пить.

Ошибочно думать, что домашняя атмосфера расслабит команду и сорвет работу. Наоборот она будет полезна для сближения и обеспечит свободную коммуникацию между людьми.

Люди должны ходить на работу с удовольствием, а на встрече чувствовать себя свободно. Выйдите за рамки шаблонного представления о встрече и «дайте больше воздуха» своим коллегам.

Вот увидите, результат приятно удивит вас.

В погоне за созданием комфортной атмосферы для своих коллег, не забудьте о себе.

Стремясь добиться идеального исхода встречи, фасилитатор как никто другой подвержен эмоциональному перенапряжению.

Мы уже говорили фасилитатора часто сравнивают с дирижером оркестра. Он не только направляет и поддерживает группу, но заряжает ее энергией.

Если в силу переживаний за процесс встречи, уровень энергии падает, то вся встреча начинает разваливаться. Ее участники тонко чувствуют, когда что-то идет не так.

Наверняка вы не раз слышали на приеме у врача фразу: «выдох-выдох». Смешно, но такой прием используют не только, чтобы проверить легкие человека.

Если вы чувствуйте эмоциональное возбуждение и перенапряжение, остановитесь: сделайте глубокий вдох, затем паузу и выдох. Попробуйте уделить этой технике хотя бы 5 минут в день. Вы удивитесь, но это дыхательное упражнение поможет изменить качество внимания и концентрации.

Кому-то удобно выписывать свои переживания на бумагу. Можно завести дневник, где раз в неделю прописывать все, что чаще вызывает негативные эмоции, а что позитивные.

Это письменная техника, с помощью которой человек может сбросить напряжение, генерировать новые идеи, вытащить на поверхность самые скрытые мысли. Суть техники заключается в том, чтобы начать писать на чистом листе бумаги от руки поток предложений, который крутится в его голове. В конце необходимо внимательно перечитать написанное и выделить главное. 

Чтобы создать пространственный комфорт между вами и участником встречи встаньте, когда человек перед вами стоит. Или сядьте рядом, если он остался сидеть. Неприятное ощущение складывается, если вас разделяют какие-либо предметы. Устраните их, между вами не должно быть никаких преград.

Старайтесь поддерживать зрительный контакт с группой. Не отворачивайтесь от того, кто высказывает свое мнение. Человек должен чувствовать, что вы проявляете интерес к тому, что он говорит. Ни в коем случае не перебивайте его.

Делимся важной статьей Елены Литвиновой о том, какие типы встреч может проводить лидер-фасилитатор: «Новое качество встреч. Современные корпоративные коммуникации».

Материал предполагает интерактив — его можно распечатать и использовать для рефлексии своего опыта взаимодействия с командой.