Как соблюдать тайминг встречи

Бывает такое: вы сидите на встрече и мечтаете, чтобы она наконец закончилась, и вы смогли вернуться к работе. Участники встречи перебрасываются замечаниями, которые для вас просто не имеют смысла. Вы прокручиваете в голове список дел на день и надеетесь, что руководитель заметит: встреча длится уже на час больше согласованного времени

Исследования показывают, что более трети всех рабочих встреч непродуктивны и выходят за рамки отведенного времени. 37% встреч начинаются с опозданием. Ценность собраний и планерок снижается, сотрудники чувствуют, что зря тратят на них время.

Хочу поделиться советами, которые помогут закончить обсуждение вовремя и сделать собрание эффективным.

Убедитесь, что цель собрания ясна, выделите время для каждого пункта в повестке дня

Встречи, цель которых не обозначена, как правило, длиннее. Это автоматически снижает уровень вовлеченности участников. Организатор всегда должен знать ответ на вопрос, зачем собрал встречу. В начале собрания или незадолго перед ним перечислите все пункты повестки дня и определите примерный временной интервал для каждого. Так вы сможете лучше спланировать время.

Сделайте привычкой всегда начинать встречи вовремя

Недопустимо опаздывать на встречу и заставлять коллег ждать. Начинайте встречи вовремя и всегда вовремя приходите на встречи других организаторов. Вы можете установить правило, что дверь собрания закрывается через 5-10 минут после начала. 

Каждая минута имеет значение

Вы не должны приходить на собрание, если не собираетесь внести свой вклад. Встречи предназначены для обмена информацией. Если вы организатор собрания, поделитесь повесткой дня заранее и попросите всех выделить 15 минут, чтобы подготовить комментарии. Попросите записать мысли и вопросы, чтобы каждый смог использовать имеющееся время по максимуму. Ограничивайте время выступления каждого участника и попросите сообщать заранее, если кто-то хочет добавить пункты в повестку дня.

Попросите кого-нибудь следить за временем

Если предполагается, что встреча продлится один час, поставьте таймер, чтобы он предупредил вас за 15, 10, 5 минут до конца. Если останутся важные вопросы, которые необходимо обсудить, лучше назначить следующую встречу. Уважайте расписание коллег: каждый заранее планирует свой календарь, если вы задерживаете свое собрание, кто-то может опоздать на другую важную встречу. 

На встрече должны быть только нужные люди

Если у сотрудников нет новостей, которыми можно поделиться, важной информации по теме встречи или если их решение не требуется, сэкономьте их время. Протоколы собрания и план последующих действий можно отправить всем коллегам после встречи.

Ведите протокол собрания

Поручите одному из участников вести протокол собрания. Так вы сможете отслеживать результаты встреч. Протокол собрания должен состоять из принятых решений, важных задач, ответственных лиц и дедлайнов для каждого пункта плана.

Встаньте, чтобы закончить встречу вовремя

Если время ограничено, попробуйте встречу стоя. На собрании стоя никому не разрешается сидеть ни по какой причине. Через некоторое время все начнут чувствовать дискомфорт, и вопросы будут решаться быстрее. Попросите всех встать, и комментарии станут короче. В результате завершить встречу вовремя будет проще. Однако следите за тем, чтобы качество разговора оставалось высоким, и не принимайте поспешных решений только для того, чтобы принять решение.

Сфокусируйте внимание на важном

Часто бывает, что кто-то хочет поделиться слишком большим количеством деталей, которые можно было бы прекрасно обсудить после встречи. Ваша задача как организатора — следить за тем, чтобы никто не отходил от темы. У вас может быть правило: если точка зрения не требует принятия решений другими участниками собрания, ее можно оставить для личного разговора позже или для электронной почты. 

Вам может быть интересно: