Как проводить онлайн-встречи

Освоение инструментов для работы онлайн не гарантирует проведение эффективных онлайн-встреч. Важно научиться грамотно организовывать и вести такие встречи, формировать повестку, использовать методы организации команды для того, чтобы встречи сохраняли эффективность

Первое, о чем нужно помнить — плюсы и минусы в построении работы в онлайне увеличиваются в 2-4 раза. Не пытайтесь все улучшить и исправить одним усилием. Составьте список «гигиенического онлайн-минимума», который надо поддерживать — им должны овладеть все в команде. Стартовав всей командой с этого минимума, беритесь за улучшения и развитие. 

Основные вызовы, с которыми сталкивается лидер распределенной команды: 

— Поддержание динамики процессов. 
— Доверие вкоманде и к команде. 
— Формирование общего понимания в команде — на какой результат ориентируемся. 
— Сохранение спокойствия и собственной энергии лидера и команды. 

Соблюдение простых правил всеми участниками онлайн встречи – главное условие успешного взаимодействия в группе: 

• Держите включенной камеру всегда. 
• Микрофон выключайте, когда не говорите. 
• Очередность выступлений задается ведущим встречи. 
• Приготовьте ручку и бумагу для своих заметок. 
• Постарайтесь формулировать мысли коротко, емко и понятно, при необходимости поясняйте. 
• Присутствуйте здесь и сейчас: следите за нитью обсуждения, чтобы внести максимальный вклад. 
• Все идеи и все мысли важны.
• Молчание/отсутствие означает согласие с результатом работы. 

Отдельно хочу дать несколько советов ведущему онлайн-встречи: 

• Организуйте виртуальный стол для участников. 
• Приготовьтесь быть здесь и сейчас максимально: именно вы — залог успеха встречи.  
• Помните о структуре встречи «открытие-обсуждение-закрытие» — не упускайте этапы. 
• Не забудьте про перерывы (каждые 60-90 минут). 
• Четко формулируйте задачу/вопрос, который сейчас обсуждается, и порядок действий. 
• Будьте приветливы и активны, а не назойливы и деспотичны.
• Детально продумайте сценарий встречи.
• Соблюдайте установленные вами правила.
• Если вы совмещаете несколько ролей на встрече, определите заранее, кто будет дублировать вас, когда вы высказываетесь. 
• Идеи участников фиксируются в общем пространстве as is. Не переформулируйте и не добавляйте новые смыслы.
• Демонстрируйте общее поле фиксации идей на экране.
• Заранее подготовьте все пространство и будьте готовы без заминок все фиксировать. 
• Запишите план действий и вопросы для обсуждения.