В подготовке к рабочей встрече с командой не бывает мелочей. Учитывать нужно все детали. Предлагаем чек-лист, который поможет вам подготовиться к встрече с командой и привести её к результату
1. Тема встречи и ожидаемый результат
Какого результата я хотел бы достичь? Например, ваша цель может быть — обеспечить восходящие и нисходящие коммуникации, обсудить лучшие практики и поделиться опытом, принять решение или найти новые идеи и способы достижения результата.
Как вы поймёте, что встреча прошла успешно?
Какой опыт подобных встреч поможет достижению результата, а какой — затруднит?
2. Расписание мероприятия
В каком формате должно быть расписание?
Кто отвечает за его подготовку и распространение?
Какая дополнительная информация может потребоваться участникам?
3. Тайминг
Как долго должна продлиться встреча?
Когда лучше всего провести встречу (день недели или время дня)?
Как часто нужно проводить встречи?
Какое лучше запланировать время начала и окончания встречи?
В какое время лучше запланировать перерывы?
4. Участники
Кто должен участвовать?
Нужно ли приглашать дополнительных спикеров или гостей на встречу и если да, то какое время им лучше запланировать для этого?
Кто будет проверять, подтвердили ли участники и гости своё присутствие на встрече?
5. Распределение ролей
Как лучше всего распределить роли и обязанности во время встречи? Например, председатель собрания, секретарь, фасилитатор, таймкипер.
6. Ясное понимание ролей
Если роли распределены, все ли понимают, какие действия от них потребуются перед мероприятием, во время и после?
7. Помещение
Где географически будет происходить встреча?
Какую среду нужно создать для комфортной работы?
Как должна быть расставлена мебель и какая будет рассадка участников?
Какие технические средства и оборудование необходимы?
Есть ли вентиляция, зона для кофе-брейков, доступ к воде?
8. Дополнительные материалы
Какие дополнительные материалы вам потребуются (проектор, презентация, раздаточный материал и т. д.) и кто будет отвечать за его подготовку?
9. Метод оценки
Как вы будете оценивать эту встречу с точки зрения того, что можно улучшить в следующий раз? Это может быть групповое обсуждение в конце, форма обратной связи, телефонный звонок участникам уже после встречи и т. п.