Кафедра фасилитации, модерации и стратегических коммуникаций

автор статьи Donelson R. Forsyth​, 2006 / перевод Литвиновой Елены, 2019 

ЭФФЕКТИВНЫЕ ГРУППОВЫЕ ВСТРЕЧИ И ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ

Отдельные личности много делают для продвижения дела мира, но большая часть работы — решения, пропаганда, планирование и организация — это выполняется группами. В группах мы объединяем наши знания и способности, даем друг другу обратную связь и решаем проблемы, которые слишком сложны, чтобы решать их в одиночку. Члены группы оказывают нам эмоциональную и социальную поддержку и могут побудить нас стать более творческими, проницательными и приверженными нашим целям. Когда мы работаем с другими, которые разделяют наши ценности и цели, мы так же более четко понимаем себя и свои цели.

Однако не каждая группа осознает эти положительные последствия совместной работы. Часто мы боимся ходить на «заседания комитета», «заседания совета» и «дискуссионные группы». Они тратят драгоценное время, так как дискуссии увязают в побочных вопросах. Есть много анекдотов про это. Ввстречи — это «тупики, в которые идеи заманивают, а затем душат нас», или сессии, где «люди ведут поминутный протокол, но теряет часы».

«Комитет — это группа, которая ведет поминутный протокол, но теряет часы» (Милтон Бэрл, Milton Berle, Известный американский комик еврейского происхождения.  

"Комитеты — это тупики, в которые идеи заманивают, а затем душат нас" (Барнетт Кокс, Sir Barnett Cocks, 1907-1989).  

Но группам не нужно тратить время на межличностные проблемы, если участники помнят о четырех ключевых процессах, которые могут создавать или разрушать группы: ЛИДЕРСТВО, ОБЩЕНИЕ, УРЕГУЛИРОВАНИЕ КОНФЛИКТОВ и РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ. 

Далее рассмотрим эти процессы отдельно.

лидерство

(прим. переводчика — здесь и далее — в данном контексте Лидер — это тот, кто управляет групповой встречей, фасилитатор) 

У лидеров [встречи] есть две основные обязанности: помогать группе в достижении ее цели и удовлетворять социальные и эмоциональные потребности тех, кто в группе. К сожалению, эти две обязанности часто несовместимы, особенно на ранних этапах жизни группы. Когда лидер должен напомнить членам об их обязанностях и подтолкнуть группу к принятию трудных решений, участники могут перестать обращаться к лидеру за поддержкой. Поэтому лучшие лидеры стараются поддерживать здоровый баланс между «выполнением работы» и оказанием помощи членам «получать удовольствие». 

"хороший контроль за выполнением задач и менее эмоциональная поддержка для недавно сформированных групп и эмоциональная поддержка для более старых групп"
Ваш лидер должен будет решить, что наиболее подходит для вашей группы, но есть одно правило: обеспечить хороший контроль за выполнением задач и менее эмоциональную поддержку для недавно сформированных групп и более эмоциональную поддержку для более старых групп (в конце концов, хорошо известная группа будет нуждаться в структурировании задач совсем незначительно). 


Очевидно, что лидеры могут быть перегружены, если им приходится иметь дело одновременно как с наблюдением за задачами, так и с межличностными потребностями, так как они могут быть несовместимы. Лидеры также, если обременены слишком многими обязанностями управления группой, могут потерять видение и перспективный план процесса и, как следствие, группа может тратить время на неважные вопросы. Поэтому лидеры должны делиться лидерскими задачами с другими членами группы, и они должны быть готовы взять на себя эти обязанности, а не предполагать, что только лидер должен руководить. Например, если несколько участников спорят, другие могут выступить фасилитаторами, а не ждать, пока лидер встречи вмешается. Точно так же, человек, который увидел проблему в общении или пункт, требующий подведения итогов, может временно взять на себя роль лидера и выполнить эту задачу. Распределяя лидерство внутри группы, каждый может участвовать в этом, и обязанности лидера встречи уменьшаются. 

Все члены группы, но особенно лидер встречи, должны подготовиться и способствовать выработке коллективных решений:


ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОЦЕССА. Лидеры должны препятствовать ествественному стремлению немедленно обсуждать ключевые вопросы группы. Вместо этого следует попросить группу потратить время на планирование того, как члены будут работать вместе. 


СОЗДАНИЕ ПОВЕСТКИ ДНЯ. Лидеры должны структурировать встречу группы, а именно -разработать повестку дня и собрать необходимые материалы (например, раздаточные материалы и диаграммы), связаться с теми членами группы, которые должны присутствовать, и выбрать стратегию принятия решений (см. далее} Несмотря на то, что большинство собраний структурированы, и они начинаются с заявления о целях встречи, за которым следуют обсуждение и принятие решений, вы можете решить изменить эти процедуры. Постарайтесь использовать совместное время для принятия решений, а не просто для предоставления информации. 

МОНИТОРИНГ ОБСУЖДЕНИЯ. Следить за содержанием обсуждения в группе (рассматриваемые вопросы, предложенные идеи, какие вопросы решены) и процесс (кто больше говорит, а кто нет, какие конфликты развиваются)

РУКОВОДСТВО ДИСКУССИЕЙ ГРУППЫ. Улучшать групповое общение, суммируя и собирая информацию, перефразируя или переформулируя решения или планы действий, на которые все согласились, и следя за тем, чтобы никто не доминировал в дискуссии. Также важно следить за временем, затрачиваемым на темы, и воодушевлять на решение при необходимости. Требуется практика, чтобы понять, когда подходящее время для решения. При некоторых обстоятельствах лидерство процесса обсуждения может быть определено по-другому. Когда ваша группа выполняет определенные задачи и переходит к другим, новая тема/направление может приводить к смене фасилитатора. Если вы не чувствуете необходимости в постоянном лидере для ваших встреч, то решение о том, кто будет лидером процесса обсуждения может быть на основе ответа на вопрос: «В ком мы нуждаемся в этой ситуации, чтобы выполнить эту конкретную задачу?»


Сохранение одного постоянного лидера процесса обеспечивает стабильность группового процесса и развивает по крайней мере одного опытного лидера; Совместное лидерство поощряет новые идеи и позволяет многим участникам группы раскрывать скрытые таланты. Этот подход смены лидера также предполагает, что разные контексты создают разные потребности в руководстве процессом обсуждения. 

ОБЩЕНИЕ

Хорошее общение лежит в основе эффективной группового действия. Активное, частое участие в обсуждении само по себе улучшает производительность дискуссии, но также имеет значение качество обсуждения: нередко разговоры, когда у кого-то мало есть что добавить, только замедляют прогресс группы. Если дискуссия не касается основной темы, если участники игнорируют комментарии друг друга, или если идеи представлены лишь в общих чертах, участники уйдут домой, чувствуя, что очень мало было достигнуто. 

Эффективное общение требует постоянного внимания, но вам станет легче, если вы будете следовать некоторым рекомендациям:


ПОДГОТОВКА. В некоторых случаях вы можете войти в конференц-зал, не задумываясь о том, какой будет группа, но в большинстве случаев участники должны потратить время на подготовку к встрече, чтобы они могли внести существенный вклад в обсуждение. Способ проявлять себя. На большинстве встреч участники общаются в устной форме, и, поскольку пространство наполняется голосами, содержание и намерения идей каждого говорящего могут быть потеряны в шуме. Поэтому участники встречи должны быть особенно внимательными, чтобы общаться аккуратно, выражать кратко и четко свои мысли. Когда идеи особенно сложны или новы, спросите участников, соблюдают ли они эти рекомендации. 

ПРАКТИКА САМОКОНТРОЛЯ. Когда люди замечают, что их больные темы обсуждают в группах, многие начинают жаловаться, что их не слышат, как им кажется. Группа отклоняется от основной темы, и участники часто высказываются уже после того, как вопрос был обсужден. Этих проблем можно избежать, если участники контролируют себя и говорят только тогда, когда нужно говорить и добавляют свои собственные предложения, заявления и вопросы в «правильном» месте обсуждения; При этом Тайминг может иметь решающее значение Прослушивание. Активно слушайте, что говорят другие. Слишком часто люди считают, что встречи — это возможность бесконечно говорить о своих идеях. Слушание так же важно, как и разговор для эффективной и действенной работы группы. Попросите разъяснения утверждений, которые вы не понимаете. Внимательно следите за обсуждением, помня замечания, которые были сделаны, и отслеживая путь, по которому продвигается обсуждение. 

ПРИВЛЕЧЕНИЕ ВСЕХ ЧЛЕНОВ ГРУППЫ. Люди собираются в группы, чтобы извлечь выгоду из способностей коллектива, поэтому вовлекайте участников в дискуссию посредством вопросов; будьте внимательны к невербальным сигналам о том, что кто-то хочет говорить, но сдерживается или не может войти в разговор. Предлагать «Замечания по процессу». Участники должны, по мере необходимости, прокомментировать ход встречи группы, а также содержание. Принимайте во внимание позитивные, конструктивные утверждения или предложения, которые помогают группе достичь цели обсуждения. Некоторые из этих комментариев могут иметь отношение к конфликтам, возникающими в группе (см. далее) 

УРЕГУЛИРОВАНИЕ КОНФЛИКТОВ

Даже если ваша группа работает над укреплением мира во всем мире, в этой группе могут иногда вспыхивать небольшие «войны». Конфликты возникают из-за разногласий по поводу основных целей, незначительные споров по конкретному вопросу, личностных конфликтов и борьбы за власть, но почти все конфликты можно объяснить давней конкуренцией между членами группы. Время, ресурсы и вознаграждения ограничены, и в некоторых случаях участники чувствуют, что выгоды других — это их потери. Следовательно, конфликт становится менее вероятным, когда члены группы ориентируются на общие интересы, которые возвышают потребности группы над потребностями человека. 

Несмотря на то, что люди отталкиваются, когда возрастает напряженность, но факты говорят о том, что большинству групп нужен какой-то конфликт для поддержания интересов членов. Если в вашей группе нет конфликта, это говорит о том, что участники апатичны и что вы изучаете не важные вопросы. Но участники не должны игнорировать напряженность, когда он нарушают сплоченность и продуктивность группы. Если замолчать проблему, то она может обостриться или всплыть позже в более сильной и разрушающей форме. Однако нет уверенности, что все время группы будут пытаться хорошо обсудить все возникающие разногласия. 

Когда конфликт касается вопросов, которые должны быть разрешены, обсуждение является оправданным. Но когда конфликты возникают из-за столкновений личности или личной неприязни, группа должна сосредоточиться на выполняемой работе, а не на отношениях между ее участниками. 

РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ

Если вам необходимо принять решение или обсудить проблему, например, как организовать демонстрационную или сбор подписей, собрать средства или определить приоритеты в деятельности, ваша группа должна сделать выбор сознательно и осознанно. Хотя группы принимают свои решения разными способами, рекомендуется пройти четыре основных этапа функциональной модели: Ознакомление (Orientation) - Обсуждение (Discussion) - Принятие Решений (Decision) - Реализация (Implementation) 

Сокращенно — ODDI 

Ознакомление (Orientation)

Группы должны потратить некоторое время на изучение самого вопроса/проблемы, обратить внимание на соответствие вопроса и миссии группы. Этот этап включает изучение характера вопроса, определение поставленных целей и инвентаризацию навыков группы и имеющихся ресурсов. И это хорошее время, чтобы рассмотреть любые этические проблемы, которые могут возникнуть во время решения задачи. 

Обсуждение (Discussion) 

Когда группы обсуждают проблему, они [последовательно]: 

а) объединяют информацию, необходимую для формулирования решения, 

б) определяют возможные альтернативы для действий 

в) обсуждают относительные преимущества и недостатки вариантов. 

Если, например, группа обсуждает демонстрацию, то сложности могут быть связаны с тем, что определенные дни не подходят для участников, или что город не дает разрешений на определенные виды демонстраций, или что у брата одного из членов группы есть несколько громкоговорителей, которые группа может заимствовать или что в городе есть знаменитость, которая может помочь. Эта информация рассматривается путем обсуждения. 

Принятие Решений (Decision) 

Группа должна достичь согласие по этому вопросу, приняв решение. Некоторые методы достижения согласия обсуждаются ниже. 

Реализация (Implementation) 

После принятия решения группа должна разработать конкретый план действий. Определите, кто в группе заинтересован и способен заниматься дальнейшим планированием, реализацией и оценкой результатов. Возможно, группа решит сформировать временный комитет, который после этапа принятия решений будет реализовывать решения. 

некоторые техники принятия решений

Многие группы используют парламентские процедуры для принятия решений (такие как Правила порядка Роберта) , но эффективные группы рассматривают как групповые, так и не групповые методы для выработки решений. 

Далее рассмотрим некоторые из них.

ДЕЛЕГИРОВАНИЕ

Вся ваша группа не должна совместно решать простые рутинные вопросы, такие как, где проводить встречи, какие канцелярские принадлежности заказывать или когда рассылать новостную рассылку. Хотя группам часто нравится обсуждать такие незначительные вопросы, личные встречи следует проводить для обсуждения более крупных вопросов. Лидер или назначенный член группы, после консультации с другими, должен принимать решения, в каких случаях не все участники должны принимать решение, если проблема ясна, и когда отдельный член или комитет компетентен принимать решения. Делегирование также уместно, когда члены мало знают о данной проблеме; Например, если вы решили вложить средства в новый компьютер для офиса, обратитесь за советом к специалисту. Хотя вам может показаться, что вы можете решить любой вопрос посредством группового обсуждения, члены вашей группы могут просто объединить свое незнание и принять неверное решение. 

… вам может показаться, что вы можете решить любой вопрос посредством группового обсуждения, члены вашей группы могут просто объединить свое незнание и принять неверное решение.

ГОЛОСОВАНИЕ

«Давайте поставим это на голосование» — часто звучит в группах, участники которых используют поднятие руки или голосовой сигнал, чтобы показать одобрение или неодобрение. Хотя голосование может быть подходящим методом, но некоторые члены могут чувствовать себя побежденными и отчужденными, и, следовательно, с меньшей вероятностью выполнят решение. Кроме того, голосование может привести к внутренней политической игре, когда участники собираются перед заседаниями, чтобы оказать давление, сформировать коалиции и торговаться в пользу прохождения предложений, которые они поддерживают. Будьте внимательны к этим моментам, причиной которых может быть техника голосования. Методика голосования или «усредненных входных данных» становится более подходящей, когда время для принятия решения ограничено, когда потребность в единогласном групповом принятии уменьшается и когда увеличивается вероятность конфликта при принятии решения. 

ДОСТИЖЕНИЕ КОНСЕНСУСА

Многие группы предпочитают обсуждать вопросы до тех пор, пока постепенно не появится понимание, что у всех была возможность участвовать в дискуссии и быть услышанными, и никто не чувствует себя проигравшим после принятия решения. Консенсус не означает, что все единодушны, так как это было бы очень сложно достижимо в большинстве случаев, но, по крайней мере, все согласны с окончательным решением. 

Иногда члены группы хотят другое решение, но при этом они довольны, если остальная часть группы хочет чего-то другого. Иногда люди даже не возражают против решения большинства группы, если их возражения отмечены в протоколе. 

Помните, что достижение консенсуса обычно отнимает много времени, и, если лидер решит ускорить дискуссию, то робкие участники могут почувствовать, что их мнения были проигнорированы. Кроме того, если вы не следите за групповыми процессами, то решения могут быть приняты посредством манипуляций, доминирования лидера и давления на отдельных членов, чтобы они приняли общее решение. Каждый член группы имеет потенциальное право вето на решение группы и может попросить группу выслушать дополнительные предложения, или не относящихся к делу замечания, или упорно настаивать на своей точке зрения. Принятие решений на основе консенсуса является наиболее подходящим для вопросов, которые требуют принятия и поддержки со стороны всех (или почти всех) членов группы для последующей реализации решения.

ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ ВКЛАД

Для некоторых решений у вас могут быть индивидуальные оценки доступных альтернатив, и затем лидер будет определять групповое решение, подсчитывая оценки для каждой альтернативы. Если, например, группа хочет наградить жителя сообщества за его вклад, члены могут индивидуально выставить кандидатуры, а затем лидер может суммировать рейтинги для каждого кандидата, чтобы определить победителя. Техника Индивидуального вклада сводит к минимуму взаимодействие, поэтому его обычно следует сочетать с групповым обсуждением как до, так и после усреднения. 

МОЗГОВОЙ ШТУРМ

Члены группы часто любят проводить мозговые штурмы, чтобы придумывать необычные решения проблемы. Мозговой штурм поощряет неограниченные высказывания и препятствует критике и оценке, поэтому лучше всего подходит для генерации нескольких возможных решений проблемы, до того как будет принято окончательное решение. Кроме того, если ваши участники не имеют высокой мотивации и не обладают практикой в творческом принятии решений, мозговой штурм может быть таким же по эффективности для выработки хороших решений, как Индивидуальный вклад или как комбинация решений людей, которые поработали индивидуально.

каких ловушек надо избегать

Групповые встречи могут потенциально выявить лучшее в людях, помогая им работать вместе, чтобы получить результаты, которые они никогда не могли бы достичь самостоятельно. Но встречи могут также подавить творческий потенциал и драйв, который возник, если бы люди работали в одиночку. Остерегайтесь таких проблем при совместной работе, включая поляризацию, социальное бездействие и групповое мышление.

ПОЛЯРИЗАЦИЯ

Группы не всегда оказывают сдерживающее влияние на участников. Вместо этого группы могут вызвать более экстремальную или поляризованную реакцию. Если отдельные участники уже немного склоняются за (или против) возможного решения до обсуждения, группа в целом будет больше двигаться в этом направлении во время обсуждения. Если в начале дискуссии многие отдельные члены поддержали то или иное решение и представили аргументы, то решение, как правило, будет в пользу высказанного решения; при дальнейшем положительном обсуждении участники становятся более убежденными в теме. Иногда эта сильная поддержка действительно отражает истинные убеждения участников (если аргументы их убедили), но иногда не отражает (но они почувствовали необходимость принятия решения, за которое высказывается большинство). В таком случае наилучшим вариантом будет свести к минимуму обсуждения группой, где поощряется открытое выражение идей и помочь независимости при голосовании. 

СОЦИАЛЬНОЕ БЕЗДЕЙСТВИЕ

Когда люди работают в группах, они иногда тратят мало усилий. Зная, что другие проявят иннициативу, или опасаясь работать больше, чем другие, люди включаются в «социальное бездействие». Помогите членам группы вырваться из этой ловушки, сообщив им, что каждый вносит ценный вклад в групповые усилия, и регулярно идентифицируя вклад каждого отдельного члена. 

ГРУППОВОЕ МЫШЛЕНИЕ

В некоторых случаях очень сплоченные группы могут принимать очень плохие решения, поскольку они становятся все более изолированными от внешнего давления и информации. Этот синдром, известный как групповое мышление, наиболее распространен в очень сплоченных группах, работающих в условиях нехватки времени, чтобы принимать важные решения, когда никто не может «раскачивать лодку». Это включает самоцензуру несогласных идей, недопущение разногласий между участниками, ошибочные убеждения, что группа не может потерпеть неудачу, принижение тех, кто находится вне группы, и склонность оправдывать проблемы и слабые места. 

Чтобы избежать группового мышления, лидер встречи должен: поощрять независимое мышление и всестороннее обсуждение всех сторон проблемы; назначить «адвоката дьявола», чья работа состоит в том, чтобы указать, что не так с этим предложением, человека, задача которого состоит в том, чтобы увидеть, как группа может обманывать себя; подчеркнуть, что группа способна принять необоснованное решение; рассмотреть возможность разделения всей группы на более мелкие дискуссионные группы или дать задание независимым группам работать над той же проблемой и рассказать об этом на другой встрече 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ


Групповые встречи могут потенциально выявить лучшее в людях, помогая им работать вместе, чтобы получить результаты, которые они никогда не могли достичь самостоятельно. Встречи могут также подавить творческий потенциал и драйв, который мог бы возникнуть, если бы люди работали в одиночку. Идеи, представленные в этой главе, могут помочь вам использовать сильные стороны группы, избегая при этом ее слабых сторон.

Запишитесь на онлайн собеседование

Запишитесь на онлайн собеседование с деканом факультета или с руководителями кафедр